Vaše preduzeće treba javno da imenuje jedno ili više lica, odnosno sektora zaduženih za vođenje evidencije u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom. Više rukovodstvo, po pravilu, objavljuje Izjavu o politici usklađenosti kojom se definišu odgovornosti svih zaposlenih u vođenju evidencije i naglašava činjenica da se ta evidencija tretira kao imovina preduzeća . Politike i procedure vašeg preduzeća trebalo bi, u najmanju ruku, da teže ka rešavanju sledećih pitanja:

1. imenovanje jednog ili više lica odgovornih za utvrđivanje vrste, formata i vremena čuvanja zapisa tj. evidencije,

   Glavni službenik za usklađenost vašeg preduzeća, često u koordinaciji sa višim rukovodstvom, određuje format (štampani ili elektronski), trajanje (zakonom određen period) i lokaciju (centralizovana arhiva za štampane zapise (evidenciju) i/ili elektronska baza podataka) za čuvanje dokumentacije u vezi sa kontrolom spoljne trgovine strateškom robom, 

2. imenovanje lica odgovornih za čuvanje i rad sa evidencijom u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom,

vaše preduzeće, u cilju doslednog vođenja zapisa tj. evidencije treba da imenuje jedno ili više lica, odnosno sektora čija bi primarna funkcija bila upravljanje dokumentacijom u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom.

Vaše preduzeće potom treba da utvrdi sledeće:

• Ko ima pristup zapisima koji se odnose na kontrolu spoljne trgovine strateškom robom.
  • Lica odgovorna za rad sa, upotrebu i održavanje sistema za čuvanje podataka mogu biti zaposleni u povezanim poslovnim jedinicama, zaspoleni koji rade na upravljanju evidencijom, na administriranju IT sistema i zaposleni u drugim sektorima.
• Na koji način se zapisi u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom prenose od zaposlenih do lica ili subjekata odgovornih za upravljanje takvim zapisima (hijerarhija odgovornosti u procesu čuvanja evidencije)?
• Ko je zadužen za dostavljanje zapisa u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom internim, odnosno eksternim revizorima?
• Ko je odgovoran za dostavljanje dokumentacije koja se odnosi na kontrolu spoljne trgovine strateškom robom državnim organima u svrhe inspekcije? (po pravilu je to glavni službenik za usklađenost ili pravna služba)
• Ko je zadužen za ispravnost i integritet dokumentacije o kontroli spoljne trgovine strateškom robom?
• Ko je zadužen za pružanje podrške licima odgovornim za vođenje evidencija o kontroli spoljne trgovine strateškom robom?
  • U slučaju da zaduženo lice nije u mogućnosti da ispuni svoje obaveze u vezi sa čuvanjem evidencije, potrebno je da postoji drugo imenovano lice ovlašćeno za te poslove.

Napomena:  Potrebno je da postoji odgovarajuća procedura koja sprečava neobučena i neovlašćena lica od preduzimanja bilo kakvih radnji u slučaju kada je lice za podršku i zamenu iz nekog razloga nedostupno.

3. Odrediti ko je odgovoran da odgovarajuće zaposlene obavesti o zahtevima koji se odnose na čuvanje evidencija

Lica ovlašćena za kontrolu usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom treba da svim zaposlenima dostave smernice, u pisanoj formi, o vođenju evidencija, sa opisima pripadajućih procedura, iscrpnim spiskom svih administrativnih i transakcionih zapisa koje treba čuvati, lokacijom čuvanja zapisa koji se odnose na kontrolu spoljne trgovine strateškom robom, spiskom lica zaduženih za vođenje evidencije, i jednostavnim alatima za rad koji navode prihvaćene prakse za čuvanje i skladištenje ključnih zapisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom. Zaposleni treba da budu blagovremeno obavešteni o svim izmenama u načinu vođenja evidencija unutar preduzeća. Na isti način, obuke koje se odnose na Program interne usklađenosti treba da naglase značaj ispravnog vođenja evidencija i da nastoje da zaposlene iznova upoznaju sa zahtevima, procesima i procedurama u vođenju evidencija u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom.

Zapisi koje treba čuvati zavise od prirode delatnosti vašeg preduzeća i zakona i propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom vaše zemlje. Prvo, preporuka je da ispitate trenutne mere koje se odnose na vođenje evidencije u vašem preduzeću i utvrdite da li postojeće procedure u vođenju evidencije zadovoljavaju kriterijume navedene u zakonodavstvu o kontroli spoljne trgovine strateškom robom vaše zemlje.

Preporučeni period čuvanja evidencija koje se odnose na kontrolu spoljne trgovine strateškom robom jeste pet godina od datuma transakcije, međutim, vaše preduzeće bi trebalo da konsultuje nacionalno zakonodavstvo i odgovarajuće nadležne organe za izdavanje dozvola i utvrdi koji je traženi period za čuvanje date dokumentacije u vašoj zemlji.

Postoje dve vrste zapisa koje bi vaše preduzeće trebalo da čuva:

1. Administrativni zapisi; i

   Administrativni zapisi koje vaše preduzeće treba da čuva mogu da obuhvate neke ili sve od niže navedenih:

   • važeći primerak Priručnika za Program interne usklađenosti vašeg preduzeća u štampanom obliku (i primerak Plana za kontrolu tehnologije (TCP), ukoliko je primenjivo);
   • važeći primerak svih primenjivih zakona, propisa i politika o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
   • pisana Izjava preduzeća o politici usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
   • sve narudžbine koje su interno odbijene, sa detaljnim informacijama koje se odnose na istragu i obrazloženje za odbijanje;
   • klasifikacija robe/ identifikaciona lista za sve proizvode vašeg preduzeća (kao i pripadajuća dokumentacija koju je sačinilo lice zaduženo za kontrolu usklađenosti sa propisima ili drugi npr. eksterni konsultanti za poštovanje propisa u spoljnoj trgovini), koja je doprinela utvrđivanju da li određena roba ili transakcija podleže zahtevima za izdavanje dozvole za obavljanje trgovine;
   • zvanično savetodavno mišljenje o klasifikaciji robe koje su dostavili nadležni državni organi (ukoliko je to u vašoj zemlji primenjivo);
   • evidencija sprovedenih obuka, koja navodi sve zvanične obuke za zaposlene na temu kontrole spoljne trgovine strateškom robom i kopije ličnih dosijea zaposlenih;
   • izveštaji o internoj kontroli i reviziji Programa interne usklađenosti vašeg preduzeća, sa preporukama i predloženim naknadnim korektivnim radnjama;
   • dokumentacija o kontrolnim listama u kontroli spoljne trgovine strateškom robom i svi popunjeni alati za implementaciju. 
2. Evidencija o transakcijama

   Zapisi (evidencije) o transakcijama koje vaše preduzeće treba da čuva mogu obuhvatiti neke ili sve od niže navedenih:

   • avionski tovarni list, tovarni list, priznanica o prijemu ili bilo koji drugi dokument o izvršenoj proveri pošiljke;
   • izvozna deklaracija;
   • narudžbenice;
   • akreditivi;
   • potvrde o poreklu robe;
   • komercijalne fakture;
   • profakture;
   • specifikacije pošiljaka;
   • ugovori;
   • dokazi o osiguranju;
   • finansijski i računovodstveni zapisi;
   • pozivi za tendere;
   • dopisi, obaveštenja, zapisnici sa sastanaka, interna prepiska koja se odnosi na kontrolisane transakcije;
   • zahtevi za izdavanje dozvole;li>
   • prateća dokumentacija koja se prilaže prilikom podnošenja zahteva za dobijanje dozvole;
   • kontrolna lista crvenih zastavica i evidencija sprovedenih provera;
   • odobrenja dozvola koje se odnose na kontrolisanu robu;
   • zvanične odbijenice državnih organa kod zahteva za dobijanje dozvole;
   • zapisi o izvoznim transakcijama u okolnostima koje podrazumevaju izuzeće od obaveze pribavljanja prethodne dozvole;
   • međunarodni uvozni sertifikat (IIC) ili sertifikat krajnjeg korisnika (EUC) (treba da sadrže inostrana odobrenja stranih klijenata, kao što su uvozne dozvole i sertifikati krajnjeg korisnika); li>
   • pismeno prihvatanje uslova za izdavanje dozvole od strane krajnjeg korisnika u slučajevima koji zahtevaju postojanje dozvole za obavljanje trgovine;
   • sertifikat o isporuci robe (DVC) ili sličan dokaz o dostavi robe;
   • izjava krajnjeg primaoca i kupca;
   • pripadajući prilozi, spiskovi, uslovi;
   • zahtev za potvrdu o međunarodnom uvozu;
   • punomoćje ili drugo pismeno ovlašćenje posrednika za obavljanje određenih radnji u ime izvoznika, glavne strane uključene u transakciju, ili inostrane glavne strane uključene u transakciju;
   • dokumentacija koja se odnosi na rutu i način prevoza kontrolisane robe od prostorija vašeg preduzeća do prevoznika/ distributera/ brokera/ krajnjeg korisnika (uključujući sve luke tranzita ili pretovara);
   • sve informacije ili dokumentacija koja se prenosi ili šalje klijentima, agentima i distributerima u vezi sa zahtevima koji se odnose na određenu robu od strateškog značaja i kontrolu spoljne trgovine tom robom;
   • izjave o dobrovoljnom samootkrivanju (VSD) (ukoliko su primenjive u vašoj zemlji);
   • evidencije elektronskih transfera tehničkih podataka od strateškog značaja;* i
   • određena komunikacija sa stranim državljanima.*

   * Za više informacija o vođenju evidencija o nevidljivim transferima tehnologija (ITT) i razmeni informacija sa stranim državljanima pogledati odeljak „Alati po privrednim sektorima“, pododeljak „Dobra praksa u transferu tehnologija i model Plana za kontrolu tehnologije (TCP)”.

Vaše preduzeće može da razmisli o razvoju i primeni sistema za dokumentovanje svih nezvaničnih komunikacija sa državnim organima . Čuvanje relevantnih pravnih tumačenja ili drugih smernica (na primer, pomoć pri klasifikaciji robe pre podnošenja zahteva za dobijanje dozvole) za pitanja koja se odnose na kontrolu spoljne trgovine strateškom robom mogu ponuditi jasan put i kontinuitet u radu budućih funkcija usklađenosti sa propisima (klasifikacija robe, provera transakcija, itd), iistovremeno da pruže pomoć vašem preduzeću u obrazlaganju prethodnih odluka i radnji , ukoliko je to, naravno, potrebno.

Kopije svih evidencija koje se odnose na kontrolu spoljne trgovine strateškom robom treba da budu dostavljene i da se čuvaju kod odgovarajućeg ovlašćenog službenika za usklađenost, dok bi slanje upita i komunikaciju sa državnim organima u ime vašeg preduzeća trebalo da vrši glavni službenik za usklađenost (CCO).

Konačno, vaše preduzeće treba da uspostavi odgovarajući sistem efikasnog arhiviranja i čuvanja zapisa koji se odnose na kontrolu spoljne trgovine strateškom robom . Efikasan sistem za evidentiranje zapisa vašem preduzeću obezbeđuje pravilno arhiviranje, čuvanje, preuzimanje i stavljanje na raspolaganje, a samim tim, u slučaju revizije ili inspekcije, lakše dostavljanje evidencije o kontroli spoljne trgovine strateškom robom eksternim stranama. Iako priroda sistema za arhiviranje zavisi od veličine i poslovanja vašeg preduzeća, sva preduzeća nezavisno od tih faktora treba da obezbede realizaciju koraka opisanih u tekstu koji sledi.

1. Odlučite u kom ćete formatu čuvati vašu evidenciju o kontroli spoljne trgovine strateškom robom