На вашем привредном друштву је одговорност за израду стратегије за ефикасан развој и имплементацију Програма интерне усклађености. Развој и имплементација Програма интерне усклађености захтева време, ресурсе и технолошку експертизу. Привреднба друштва, нажалост, врло често потцењују количину времена потребну за израду Програма интерне усклађености, и не опредељују ресурсе неопходне за подршку његовој ефикасној имплементацији. Израда нацрта Плана за развој и имплементацију Програма интерне усклађености може да обезбеди ваљану поставку вашег Програма интерне усклађености и његову каснију ефикасну и одрживу имплементацију.
Следи план са више корака за развој и имплементацију Програма интерне усклађености у вашем привредном друштву.
Развој и имплементација Програма интерне усклађености (Задаци које треба реализовати)
Корак 1 Прикупити информације
• Прикупити релевантне законе и прописе; утврдити законске обавезе и друге захтеве којих ваше привредно друштво мора да се придржава
• Изоловати ризике и рањивости привредног друштва у погледу усклађености са прописима (профили пословања, активности, држава, робе и крајњих намена)
• Утврдити у којој мери ваше привредно друштво има додира са контролисаном робом
• Проценити степен експертизе унутар привредног друштва
• Оценити постојеће ресурсе и проценити време потребно да би се успоставили и реализовали Програми интерне усклађености (боље је преценити него потценити потребно време)
• Процените укупан трошак за успостављање и праћење Програма интерне усклађености *
* Успостављање Програма интерне усклађености подразумева И одређене трошкове, а то значи да ваше привредно друштво треба да издвоји одговарајуће ресурсе (у смислу времена, финансија и људских ресурса) у циљу ефикасне имплементације.
Корак 2 Преглед постојеће праксе и процедура
• Преглед свих писаних стандардних оперативних процедура (СОП)
• Преглед производа и технологија предузећа (укључујући и класификовање робе и утврђивање робе и технологија које подлежу захтевима за издавање дозвола за обављање спољне трговине стратешком робом у вашој земљи).
• Идентификовање интерних и екстерних ресурса у контроли спољне трговине стратешком робом и Програму интерне усклађености који могу бити од помоћи у развоју и праћењу Програма интерне усклађености (обухвата техничке стручњаке, спољне консултанте, правне саветнике, ревизорске куће, невладине организације, академску заједницу, итд.)
• Дефинисање обима Програма интерне усклађености вашег привредног друштва и одређивање његових посебних елемената
Напомене: Поменути задаци могу да подразумевају разговоре са релевантним пословним јединицама или техничким лицима (инжењерима, научницима, итд.) у циљу утврђивања постојећих процедура и техничких спецификација сваког појединачног производа предузећа.
Корак 3 Израда Приручника за Програм интерне усклађености
• Израда нацрта Приручника за Програм интерне усклађености који садржи кораке, интерне процесе и писане стандардне опеартивне процедуре за његову имплементацију
• Прилагођавање Програма интерне усклађености обиму активности и посебним пословним околностима вашег привредног друштва
Корак 4 Имплементација Програма интерне усклађености
• Јавно објављивање и обзнањивање усвајања и имплементације Програма интерне усклађености у целом привредном друштву
• Реализација обука и подизања свести свих запослених
• Достављање смерница за имплементацију и Приручника за Програм интерне усклађености свим релевантним лицима у привредном друштву
• Идентификовање овлашћених службеника за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом и комуницирање организационе структуре у оквиру Програма интерне усклађености (укључујући и поделу одговорности)
• Издвајање потребних финансијских средстава и успостављање оперативне подршке која треба да омогући ефикасну имплементацију Програма интерне усклађености
• Успостављање очекивања која се односе на запослене који су задужени за контролу ускађености
Корак 5 Стално праћење Програма интерне усклађености
• Спровођење редовних ревизија и интерних контрола Програма интерне усклађености у циљу његове веће ефикасности
• Праћење промена у националним прописима о контроли спољне трговине стратешком робом и ажурирање Програма интерне усклађености тако да одражава измене и допуне у законској регулативи, измене у контролним листама и друге промене у националном систему контроле спољне трговине стратешком робом
• Редован преглед и ажурирање робних класификација за нове и постојеће производе, односно технологије
• Спровођење континуираних обука за запослене на тему контроле спољне трговине стратешком робом
• Оцењивање промена у пословној пракси и препознавање ризика у усклађености (нпр. нови клијенти, тржишта или производи или нови трендови у пролиферацији тј. ширењу наоружања)
• Ревидирање Програма интерне усклађености у циљу укључивања и описивања идентификованих ризика и слабих тачака у усклађености са трговинским прописима
Напомена: Ваше привредно друштво треба да консултује Министарство трговине (МТТ) и утврди да ли постоје захтеви, националне смернице, подстицаји и/или ресурси доступни индустрији у вашој земљи који су предвиђени за Програме интерне усклађености.