Provera tj. skrining transakcije predstavlja proces koji procenjuje i utvrđuje da li potencijalni transfer robe ili obavljanje poslovne aktivnosti, odnosno pružanje usluge podleže nacionalnim ili inostranim propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom i/ili da li postoje neprihvatljivi rizici od preusmeravanja ka neovlašćenim krajnjim korisnicima, za neovlašćene krajnje namene ili ka neovlašćenim odredištima. U smislu operativne implementacije Programa interne usklađenosti preduzeća, provera transakcije predstavlja element od najveće važnosti. Postupak provere transakcije započinje prijemom narudžbine ili zahteva za dostavljanje ponude. Način na koji će preduzeće osmisliti svoje postupke provere transakcija zavisi od vrste klijenata preduzeća, privrednog sektora, vrste proizvoda, obima trgovine i lanaca snabdevanja. Provera transakcija može da se vrši manuelno ili uz pomoć automatizovanih alata za proveru, u zavisnosti od postojećih potreba i resursa preduzeća.
Ključni cilj (i izazov) provere transakcija jeste smanjenje neusklađenosti i rizika od preusmeravanja robe na način koji se dobro uklapa sa postojećim poslovnim procesima i tokovima tako da ne ometa postojeće poslovne aktivnosti i poslovanje u meri u kojoj sprečava normalno funkcionisanje preduzeća.
Provera transakcije za potrebe provere usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom po pravilu obuhvata pet faza, naime: 1) klasifikaciju i proveru robe; 2) proveru lica; 3) proveru odredišta 4) proveru krajnje namene; i 5) proveru postojanja rizika od preusmeravanja robe.
Realizacija procesa provere transakcija od preduzeća zahteva da izvrši sledeće:
Provera i klasifikacija robe
Po pravilu, prvi korak u proveri transakcije jeste utvrđivanje da li je predmet transakcije (proizvod, oprema, materijal, komponenta, deo, tehnologija ili softver) od strateškog značaju u smislu zakona i propisa zemlje odakle transakcija potiče, ili u pojedinim slučajevima, u smislu zakona i propisa strane zemlje koji se primenjuju ekstrateritorijalno. Provera ili „klasifikacija“ robe - za potrebe spoljne trgovine strateškom robom, a ne carine - vrši se upoređivanjem tehničkih svojstava, specifikacija i primene robe sa kontrolnim listama robe koja je regulisana u datom sistemu kontrole spoljne trgovine strateškom robom. Kompletan asortiman preduzeća treba da bude proveren i klasifikovan u meri u kojoj je to moguće. Klasifikacija robe za potrebekontrole spoljne trgovine strateškom robom može biti kompleksan i izazovan proces, naročito kada je reč o prilagođenim „rešenjima“, tehnologijama i proizvodima koji se sastoje od više materijala. Pored toga, postoji mogućnost da različiti nacionalni sistemi kontrole trgovine robom od strateškog značaja imaju različite definicije određenih pojmova ili različit pristup u klasifikovanju robe za potrebe kontrole spoljne trgovine strateškom robom.
Napomena: Preporuka za vaše preduzeće je da utvrdi šta čini „stratešku robu“ u vašoj zemlji i na koji način državni organi klasifikuju gotove proizvode koji sadrže strateške komponente.
Zadatak br. 1: Imenovati lice koje će definisati postupak provere robe
Postupak provere robe treba da definiše ovlašćeni službenik za usklađenost (glavni službenik za usklađenost (CCO) ili službenik, odnosno menadžer za usklađenost sa trgovinskim propisima (TCO/TCM)) uz pomoć pravne službe, inženjera, odeljenja za istraživanje i razvoj, odeljenja za logistiku/otpremanje robe, ili odeljenja za uvoz/izvoz, po potrebi i u skladu sa njihovom dostupnošću. Učešće svakog od navedenih u razvoju procesa provere robe treba da obezbedi usaglašenost sa Programom interne usklađenosti preduzeća i odgovarajućim zakonskim i regulatornim zahtevima, da taj proces počiva na tehničkoj ekspertizi unutar organizacije, kao i da se može integrisati sa procesima razvoja proizvoda i tehnologija i otpremanja robe u okviru preduzeća.
Zadatak br. 2: Definisanje posebne procedure za proveru robe
Posebna procedura za proveru proizvoda zavisi od toga da li je roba koja se proverava proizvod samog preduzeća ili je deo/ komponenta/ materijal/ oprema/ tehnologija/ softver drugog preduzeća. U svakom slučaju, ključno je da se roba proverava tj. klasifikuje u odnosu na tačne i ažurirane verzije važećih kontrolnih listi . Klasifikaciju robe za potrebe spoljne trgovine strateškom robom treba započeti što je moguće ranije u životnom ciklusu/ procesu nabavke određenog proizvoda/ tehnologije i omogućiti da bude što fleksibilnija da bi dozvolila promene.
Pre klasifikacije robe za potrebe spoljne trgovine strateškom robom, vaše preduzeće trebalo bi da utvrdi:
Preduzeće može započeti postupak provere, odnosno klasifikacije robe koristeći vlastite interne resurse, u koje se ubrajaju inženjeri i drugi stručnjaci koji najbolje poznaju tehničke specifikacije i mogućnosti te robe . Ukoliko je u pitanju roba ili tehnologija koju je proizvelo drugo preduzeće, opcija je da se to preduzeće konktaktira i utvrdi da li je roba klasifikovana za potrebe spoljne trgovine strateškom robom, ili da se potvrdi tehnička specifikacija i mogućnosti robe. Ukoliko interni i eksterni resursi preduzeća nisu dostupni ili nisu u mogućnosti da utvrde konačnu klasifikaciju robe, opcija je da se kontaktiraju nadležni organi koji izdaju dozvole za obavljanje trgovine robom od strateškog značaja i objavljuju liste na osnovu kojih se roba proverava i klasifikuje, sa zahtevom za smernice, internet alate za pomoć pri klasifikaciji robe ili zvanične ili nezvanične povratne informacije o klasifikaciji date robe. Mogućnost za preduzeća koja ne žele da koriste državne resurse za pomoć u klasifikaciji robe, jeste da angažuju privatna preduzeća (konsultante, advokatske firme, itd.) koja su specijalizovana za pružanje podrške u klasifikaciji robe uz određenu naknadu. Oslanjanje na eksterne carinske agente, špeditere i pružaoce usluga logistike trećih lica u klasifikovanju robe za potrebe spoljne trgovine robom od strateškog značaja se ne preporučuje osim u slučaju kada navedena lica poseduju stvarno iskustvo u obavljanju takvih klasifikacija. Bez obzira na izvor(e), sama klasifikacija treba da se evidentira i unese u odgovarajuće baze za datu transakciju i u baze podataka o proizvodima ili delovima koje preduzeće može da čuva za buduće potrebe.
Napomena: „Resursi za implementaciju“ (naslov „Međunarodni resursi za kontrolu spoljne trgovine strateškom robom – Resursi za klasifikaciju robe“) sadrže linkove ka različitim alatima za proveru klasifikacija koji su rezultat rada državnih organa i odgovarajućeg privrednog sektora, a koji mogu biti od pomoći vašem preduzeću.
Zadatak br. 3: Dodeljivanje odgovornosti licima za proveru, odnosno klasifikaciju robe
Inženjeri, tehnički eksperti ili lica koja najbolje poznaju robu koja se proverava, odnosno klasifikuje treba da snose primarnu odgovornost za vršenje pregleda i klasifikovanje robe. Od ključne je važnosti da klasifikacija robe za potrebe kontrole spoljne trgovine strateškom robom bude ažurna i da postoji procedura na osnovu koje se potencijalne transakcije, u slučaju da zaposleni u prodaji ili logistici imaju pitanja ili nedoumice o tome da li je određena roba klasifikovana, upućuju ovlašćenom službeniku za usklađenost.
Zadatak br. 4: Uspostavljanje procedura za redovno ažuriranje procesa provere i ulaznih informacija
Kao što je rečeno, od izuzetne je važnosti da se postupci provere i klasifikacije robe redovno ažuriraju. Praćenje promena u važećim pravilima i procedurama u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom i/ili u kontrolnim listama najverovatnije će biti zadatak službenika zaduženog za kontrolu usklađenosti sa trgovinskim propisima (TCO) ili lica koje on imenuje. Na primer, internet stranice relevantnih organa nadležnih za izdavanje dozvola za obavljanje spoljne trgovine strateškom robom potrebno je redovno proveravati, odnosno barem jednom u dve nedelje ili jednom u mesec dana. U slučaju promena u pravilima koja se odnose na kontrolu trgovine strateškom robom ili promena u kontrolnim listama, službenik za usklađenost sa trgovinskim propisima (TCO) treba da obezbedi izmenu procedura i evidencija, a posebno klasifikacija, u skladu sa nastalim izmenama u propisima, kao i da odgovarajuća lica obavesti o tim izmenama.
Zadatak br. 5: Dokumentovanje klasifikacije i provere robe i povezanih rezultata
Evidencije o klasifikaciji robe čuvaju se radi budućih referenci i revizije. Za dodatne informacije o klasifikaciji robe pogledajte odeljak „Vođenje evidencija i dokumentacije“.
Napomena: Odeljak vodiča „Elementi Programa interne usklađenosti“ sadrži modele dokumenata koji mogu da se iskoriste za katalogiziranje i evidentiranje klasifikacija robe na popisu vaših proizvoda.
Provera strana učesnica u transakciji
Provera svih strana učesnica u potencijalnoj poslovnoj transakciji ili aktivnosti, a posebno provera krajnjih korisnika robe koja se prenosi, predstavlja presudan element provere transakcija, čak i kada roba, koja je predmet transakcije, nije od strateškog značaja. Provera strana učesnica u transakciji je od ključne važnosti, imajući u vidu da su međunarodne organizacije kao što je Savet bezbednosti Ujedinjenih nacija i nacionalne vlade uvele sankcije i posebna trgovinska ograničenja za preduzeća i pojedince koji su se bavili širenjem (proliferacijom) naoružanja ili aktivnostima povezanim sa terorizmom (ili koji predstavljaju rizik od tih aktivnosti), koji su prekršili zakone o kontroli trgovine strateškom robom, ili na drugi način predstavljaju pretnju nacionalnim interesima ili međunarodnoj bezbednosti . Savet bezbednosti Ujedinjenih nacija i nacionalne vlade obično objavljuju svoje liste strana pod sankcijama na svojim zvaničnim veb prezentacijama, a trgovina sa tim privrednim subjektima u najvećoj meri je ograničena (jer zahteva prethodno odobrenje vlade) ili kompletno zabranjena. Međutim, komercijalna preduzeća ne bi trebalo da se oslanjaju samo na liste međunarodnih i nacionalnih državnih organizacija jednostavno zato što poslovne zajednice i organizacije, uključujući i sama preduzeća, po svojoj prilici mogu biti čak i bolje upoznate od državnih organa sa komercijalnim partnerima koji su legitimni i pouzdani. Zbog toga bi preduzeća, uz zvanične liste partnera sa kojima je trgovina zabranjena, trebalo da koriste i sopstvene informacije o kupcima i dobavljačima, informacije koje pružaju trgovinska i industrijska udruženja i komercijalno dostupne poslovne informacije (kao što su Bloomberg, Dunn & Bradstreet).
Zadaci u proveri strana učesnica u transakciji koja podrazumeva spoljnu trgovinu strateškom robom su sledeći:
Zadatak br. 1: Imenovanje lica zaduženog za razvoj procesa provere privrednih subjekata
Proces provere privrednih subjekata treba da razradi odgovarajući ovlašćeni službenik za usklađenost (glavni službenik za usklađenost (CCO) ili službenik za usklađenost sa trgovinskim propisima (TCO)) uz podršku pravne službe i odeljenja prodaje/ marketinga/ osoblja i odeljenja za logistiku/ otpremu/ uvoz/ izvoz, po potrebi i u zavisnosti od dostupnosti. Učešće svake od pomenutih strana u razvoju procesa provere obezbeđuje usaglašenost sa Programom interne usklađenosti preduzeća u oblasti spoljne trgovine strateškom robom, kao i sa važećim zakonskim i regulatornim zahtevima, da počiva na svim informacijama o stranama u transakciji koje su dostupne u preduzeću, kao i da se može integrisati sa procesima otpremanja robe unutar preduzeća.
Zadatak br. 2: Definisanje posebnih procedura za proveru strana učesnica u transakciji
Provera strana učesnica u transakciji predstavlja proces koji se odvija u više koraka. Prvo, vaše preduzeće treba da odredi strane učesnice u transakciji koje se proveravaju, kao i kada se proveravaju. . Na primer, provera je možda potrebna kod svih novih, odnosno potencijalnih kupaca i poslovnih partnera pri prvom kontaktu, kao i kod svih strana koje će biti uključene u neku poslovnu transakciju ili aktivnost. U meri u kojoj je to moguće, provera strana treba da se vrši u različitim intervalima u okviru transakcije ili poslovnog odnosa. U najmanju ruku, provera strana bi trebalo bi da se sprovede pri prvom kontaktu, prilikom zahteva za dostavljanje ponude ili sastanka sa eksternim partnerom, i zatim ponovo pre otpremanja, transfera, kupovine robe, tehnologije, softvera ili usluga [pogledajte deo „Kontrola otpreme robe“ u odeljku „Elementi Programa interne usklađenosti“]. Postojeće i već proverene klijente i poslovne partnere treba proveravati najmanje jednom u godinu dana, kao i pre svakog transfera ili kupovine.
Dalje, vaše preduzeće može da donese odluku o tome koje kontrolne liste i izvore informacija treba koristiti za proveru strana učesnica u transakciji. Najvažnije liste za proveru strana predstavljaju liste koje izdaju državni organi nadležni za date transakcije, a to su u većini slučajeva državni organi zemalja iz koje se roba izvozi, odnosno državni organi drugih zemalja sa ekstrateritorijalnom kontrolom. Pri proverama treba konsultovati sve liste strana pod sankcijama Saveta bezbednosti UN ukoliko, naravno, te liste nisu već deo nacionalne regulative.
Pored toga, postoje brojni komercijalno dostupni alati za proveru strana učesnica u transakciji. Kod provere novih ili nepoznatih klijenata i poslovnih i transakcionih partnera, od koristi su slobodno dostupne ili plaćene poslovne informacije iz izvora kao što su Dow Jones, Dun & Bradstreet, Bloomberg, i Epicos, i jednostavne pretrage uz pomoć pretraživača kao što su Google, Baidu, itd.
Napomena: Odeljak „Elementi Programa interne usklađenosti“ Vodiča za Program interne usklađenosti sadrži modele dokumenata i kontrolne liste koje mogu biti od koristi u proveri i ocenjivanju strana učesnica u nekoj transakciji. Takođe, pododeljak „Međunarodni resursi u kontroli spoljne trgovine strateškom robom – resursi za proveru krajnjih korisnika“ sadrži linkove ka različitim spiskovima/ listama sa licima na koja se primenjuju ograničenja, a koji mogu biti korisni za vaše preduzeće.
Zadatak br. 3: Određivanje lica odgovornih za provere strana učesnica u transakciji
Nakon definisanja procedura za proveru strana učesnica u transakciji, potrebno je dodeliti odgovornosti za vršenje provera u skladu sa definisanim procedurama. Određeno službeno lice zaduženo za usklađenost u preduzeću (npr. glavni službenik za usklađenost (CCO)) treba da vrši nadzor nad proverom strana učesnica u transakciji u velikom preduzeću i da preuzme inicijativu u vršenju provere strana učesnica u transakcijama u malim i srednjim preduzećima. . Prodaja i marketing, nabavka, otprema robe i druga odeljenja, koja najbolje poznaju klijente i strane učesnice u transakcijama, trebalo bi da snose primarnu odgovornost za vršenje provera. Od suštinske je važnosti da su liste lica na koja se primenjuju ograničenja, u odnosu na koje se vrši provera, ažurirane i da postoji procedura za prosleđivanje svih slučajeva poklapanja sa tim listama odgovarajućem ovlašćenom licu za usklađenost.
Zadatak br. 4: Uspostavljanje procedura za ažuriranje procesa provere strana učesnica u transakciji i ulaznih informacija
Od presudne je važnosti da se liste lica na koja se primenjuju ograničenja redovno ažuriraju. Odgovornost za praćenje promena na važećim međunarodnim kontrolnim listama međunarodnih i nacionalnih privrednih subjekata na koje se primenjuju ograničenja najverovatnije će biti odgovornost službenika za kontrolu usklađenosti sa trgovinskim propisima (TCO) ili drugog određenog lica. Primera radi, kod preduzeća sa velikom količinom robe koja se otprema potrebno je veb prezentacije relevantnih državnih agencija proveravati najmanje na svake dve nedelje, odnosno pre svake transakcije tj. transfera za preduzeća koja imaju po jednu transakciju mesečno ili manje. Službenik za kontrolu usklađenosti sa trgovinskim propisima (TCO), u slučaju promena na listama lica na koja se primenjuju ograničenja, treba da obezbedi da svi resursi koji se koriste za proveru strana odražavaju te promene i da su odgovarajuća lica preduzeća o tome obaveštena.
Zadatak br. 5: Dokumentovanje procesa i rezultata provera strana učesnica u transakciji
Lica zadužena za provere strana učesnica u transakciji dužna su da čuvaju sve evidencije o sprovedenim proverama za buduće upućivanje i revizije. Za dodatne informacije o evidentiranju provera strana učesnica u transakcijama, pogledajte odeljak „Vođenje evidencija i dokumentacije“.
Napomena: Odeljak vodiča „Elementi Programa interne usklađenosti“ sadrže modele dokumenata koji se mogu iskoristiti za uspostavljanje profila klijenata i dokumentovanje procesa provere strana učesnica u transakciji.
Provera (skrining) odredišta
Država odredišta ili država primalac bilo koje transakcije ili aktivnosti preduzeća prolazi proveru u skladu sa nacionalnim i međunarodnim kontrolnim listama država pod sankcijama i embargom. Država odredišta jedan je od faktora koji se uzima u obzir prilikom vršenja provere krajnje namene i provere postojanja rizika od preusmeravanja robe, čak i kada te države nisu pod sankcijama. Poslovne transakcije sa državom pod sankcijama ili embargom, državom koja nije pod sankcijama ali potencijalno poseduje program naoružanja za masovno uništenje ili značajno terorističko prisustvo, ili državom koja po svemu sudeći predstavlja zemlju tranzita ka prethodno pomenutim državama, može doprineti štetnom širenju robe od strateškog značaja i rezultirati sankcijama ili drugim kaznama (koje u određenim slučajevima mogu biti i krivičnopravne) za preduzeće, odnosno njegove zaposlene koji su u prekršaju.
Međunarodni i nacionalni programi sankcija i embarga razlikuju se u obimu i primeni, što znači da detalje svih primenjivih sankcija treba podrobno preispitati. Provere zemalja u smislu postojanja rizika od proliferacije ili rizika od preusmeravanja robe slabije su definisane od provera država pod sankcijama, međutim postoje resursi i alati koje preduzeće može da primeni da bi sprovelo ovu vrstu provere u sklopu pregleda celokupne transakcije. Preduzeće može da ispita politike i informacije dobijene od državnih organa svoje ili druge države, komercijalno dostupne analize i izveštaje o postojanju rizika kod te države, slobodno dostupne i poslovne informacije, kao i iskustva radi procene da li je navedeno odredište robe ili usluga stvarno odredište te robe, odnosno tih usluga, i radi procene postojanja rizika da će roba ili usluga završiti u neovlašćenim i neželjenim krajnjim namenama u toj državi.
Napomena: Odeljak „Međunarodni resursi za kontrolu spoljne trgovine strateškom robom“ ovog Vodiča sadrži linkove ka resursima, privrednim subjektima i publikacijama koje se mogu koristiti u proceni postojanja rizika od širenja naoružanja ili preusmeravanja robe na određenim odredištima.
Preporuka za vaše preduzeće u analizi zemlje odredišta jeste razmatranje istih faktora koje nacionalni organi nadležni za izdavanje dozvola za obavljanje trgovine uzimaju u obzir prilikom razmatranja zahteva za izdavanje dozvola. Pomenuti faktori obuhvataju jačinu sistema kontrole spoljne trgovine strateškom robom zemlje odredišta, blizinu i odnose sa zemljama koje predstavljaju rizik u pogledu širenja naoružanja, profil zemlje u trgovinskom, industrijskom i tehnološkom smislu, indeks korupcije, prisustvo terorističkih organizacija i/ili oružanih grupa, i sve druge faktore koji se mogu iskoristiti za određivanje prisustva ukupnog rizika u zemlji odredišta.
Potrebno je uspostaviti postupak kojim se obezbeđuje da se potencijalne transakcije ili poslovne aktivnosti koje uključuju državu koja je pod sankcijama zaustave i proslede ovlašćenom službeniku zaduženom za usklađenost na dalju analizu i razmatranje. Postoji mogućnost da određena transakcija ili aktivnost nije obuhvaćena programom sankcija koji se odnosi na dotičnu zemlju, odnosno da preduzeće može da podnese zahtev za dobijanje dozvole da nastavi sa tom transakcijom ili aktivnošću koja se odvija sa državom pod sankcijama. Uz to, ako je pomenuta zemlja pod sankcijama zbog povećanog rizika od širenja naoružanja ili terorističkih aktivnosti, preduzeće treba ozbiljno da razmotri da li da sa transakcijom/aktivnošću nastavi, odnosno da li je to u najboljem interesu preduzeća čak i kada je transakcija ili aktivnost preduzeća van domena važećih sankcija.
Ažuriranost kontrolnih listi zemalja na koje se primenjuju ograničenja, a u odnosu na koje se vrše provere, i postojanje procedure na osnovu koje se poklapanja sa utvrđenim listama upućuju odgovarajućem ovlašćenom službeniku za usklađenost, od presudnog su značaja.
Uspostavljanje procedure za ažuriranje procesa i ulaznih informacija u proveri zemlje i odredišta
Veb prezentacije relevantnih međunarodnih i državnih organizacija potrebno je proveraviti najmanje svakog meseca za preduzeća sa velikim količinom robe koja se otprema, ili pre svake transakcije / prenosa ako se one odvijaju jednom mesečno ili ređe. Lica koja vrše provere treba da čuvaju sve podatke o proveri zemlje/odredišta za buduće reference i revizije. Za više informacija o vođenju evidencija o proveri zemlje/odredišta, pogledajte odeljak „Vođenje evidencije i dokumentacije“.
Provera (skrining) krajnje namene
U gotovo svim zemljama i oblastima sa uspostavljenim sistemima za kontrolu spoljne trgovine strateškom robom, aktivnosti ili roba koja se može upotrebiti za nuklearno, hemijsko ili biološko oružje ili sredstva njihove dostave (rakete) smatraju se aktivnostima, odnosno robom na koju se u trgovini ili primenjuju ograničenja ili se njihova trgovina u potpunosti zabranjuje. U pojedinim sistemima se vrši kontrola i konvencionalnih krajnjih vojnih namena. U pomenutim sistemima, odredbe sveohvatne kontrole u okviru zakonodavstva o kontroli spoljne trgovine strateškom robom propisuju da u slučaju kada je trgovac upoznat, odnosno kada bi trebalo da je upoznat ili informisan od strane nadležnih državnih organa da određena roba ili usluga u okviru neke transakcije jeste ili može biti usmerena u krajnje namene koje imaju veze sa konvencionalnim naoružanjem ili oružjem za masovno uništenje, ta transakcija se ili ne može realizovati bez odgovarajuće dozvole nadležnih organa vlade ili se kompletno zabranjuje, nezavisno od toga da li se data roba ili usluga nalazi na nacionalnim kontrolnim listama te zemlje . Pored toga, mnoge zemlje ograničavaju mogućnost pružanja tehničke pomoći (u zemlji ili inostranstvu) stranim državljanima u situacijama kada pružalac usluge poseduje ili treba da poseduje saznanje ili informacije da će predmetna pomoć biti iskorišćena u namene koje imaju veze sa oružjem za masovno uništenje.
Iako je pregled kontrolisanih krajnjih namena složen postupak, preduzeća bi trebalo da nastoje da sve međunarodne transakcije i aktivnosti podrobno pregledaju (uključujući i one koje obuhvataju strane državljane) u cilju utvrđivanja eventualnih kontrolisanih krajnjih namena.
Metode za proveru krajnje namene obuhvataju:
Efikasna provera krajnje namene od vašeg preduzeća zahteva da preduzme sledeće:
Zadatak br. 1: Imenovanje lica koje će definisati postupak provere krajnje namene
Postupak provere krajnje namene prevashodno treba da definiše lice ovlašćeno za usklađenost u preduzeću (glavni službenik za usklađenost (CCO) ili službenik za usklađenost sa trgovinskim propisima (TCO)) u saradnji sa pravnom službom preduzeća. Inženjeri u preduzeću i zaposleni zaduženi za istraživanje i razvoj, kao lica sa napodrobnijim poznavanjem potencijalnih krajnjih namena za proizvode preduzeća, treba da daju svoj doprinos procesu provere krajnje namene. I prodajni tim treba da pomogne u razvoju delova procesa za utvrđivanje krajnje namene budućih transakcija ili aktivnosti koji podrazumevaju komunikaciju sa klijentima i poslovnim partnerima.
Zadatak br. 2: Definisanje posebnih procedura za proveru krajnje namene
Postupci provere krajnje namene relativno su jednostavni; izazov je u pribavljanju informacija potrebnih za sprovođenje temeljne provere krajnje namene. Preduzeće pre svega treba da utvrdi obim kontrola krajnje namene u okviru nadležnosti u kojoj posluje, i razmotri sopstvene korporativne trgovinske politike. Sveobuhvatna kontrola nekih nadležnosti odnosi se samo na krajnje namene povezane sa oružjem za masovno uništenje, dok se kod drugih odnosi i na krajnje namene povezane sa oružjem za masovno uništenje i krajnje namene u vezi sa konvencionalnim naoružanjem . EU sa poslednjim paketom izmena i dopuna Uredbe o robi dvostruke namene, uvodi kontrolu krajnje namene u cilju sprečavanja terorizma i kršenja ljudskih prava ; Rusija i određeni broj drugih zemalja već ima uspostavljene kontrole krajnje namene kada se sumnja na terorizam. Kontakt lice za komunikaciju sa potencijalnim klijentima ili poslovnim partnerima treba da u što ranijoj fazi potencijalne transakcije pokuša da utvrdi planiranu krajnju namenu predmetne robe, odnosno usluga.
Zahtev da krajnji korisnik popuni izjavu o krajnjoj nameni i na taj način se obaveže, čak i kada državni organi države izvoza to ne zahtevaju, jedna je od metoda za dobijanje informacija o krajnjoj nameni. Potrebno je ustanoviti proceduru za zaustavljanje svih potencijalnih transakcija ili poslovnih aktivnosti koje podrazumevaju kontrolisanu krajnju namenu i njihovo upućivanje službeniku za usklađenost na dalju analizu i razmatranje.. Postoji mogućnost da se nakon temeljne provere utvrdi da transakcija ili aktivnost za koju je postojala sumnja nema veze sa krajnjim namenama u oblasti konvencionalnog ili naoružanja za masovno uništenje, ili da preduzeće može da podnese zahtev nadležnim organima za dobijanje dozvole za nastavljanje sa tom transakcijom ili aktivnošću (ova mogućnost postoji samo u nekolicini sistema; u većini slučajeva pomenuti zahtev za dobijanje dozvole biće odbijen).
Zadatak br. 3: Imenovanje lica odgovornih za sprovođenje provere (skrininga) krajnje namene
Nakon definisanja postupka provere krajnje namene, vaše preduzeće treba da podeli odgovornosti za sprovođenje provere u skladu sa tim definisanim postupkom. Lica zadužena za sprovođenje preliminarne provere krajnje namene mogu biti zaposleni koji rade u prodajnom timu ili zaposleni koji su u direktnom kontaktu sa klijentima ili spoljnim saradnicima. Ukoliko je preduzeće projektant, proizvođač ili zastupnik predmetne robe, jedna od opcija jeste da unapred izvrši analizu robe i tehnologija sa kojima radi u cilju utvrđivanja potencijalnih kontrolisanih krajnjih namena te robe odnosno tih tehnologija. Kao što je rečeno, neophodno je da postoji utvrđena procedura na osnovu koje je predloženu transakciju, u slučaju poklapanja sa potencijalnim kontrolisanim krajnjim namenama, moguće proslediti odgovarajućem ovlašćenom službeniku za usklađenost na dalje razmatranje.
Zadatak br. 4: Uspostavljanje procedure za ažuriranje postupka i ulaznih informacija kod provere krajnje namene
Listu kontrolisanih krajnjih namena nije potrebno često proveravati i ažurirati s obzirom na to da nije iscrpna kao liste krajnjih korisnika i odredišta na koja se primenjuju ograničenja, , što ne znači da ovlašćeni službenik za proveru usklađenosti u preduzeću ne treba da redovno prati odredbe koje se odnose na sveobuhvatne kontrole važećih nacionalnih i inostranih propisa imajući u vidu da se oni povremeno menjaju. Štaviše, pri svakoj izmeni nacionalnih i međunarodnih kontrolnih listi , preduzeće bi trebalo da ažurira svoju analizu kontrolisanih krajnjih namena u koje proizvodi, usluge i tehnologije tog preduzeća mogu da se iskoriste, ako ih ima. U tu svrhu, preduzeće treba da nastoji da razvija efikasne kanale za komunikaciju i informisanje sa nadležnim organima za izdavanje dozvola za obavljanje spoljne trgovine strateškom robom u nadležnostima u kojima posluje da bi bilo upoznato sa trendovima u proliferaciji naoružanja i kontrolisanim krajnjim namenama radi bolje analize krajnje namene sopstvenih proizvoda.
Zadatak br. 5: Dokumentovanje procesa i rezultata provere krajnje namene
Lica koja vrše proveru dužna su da sve evidencije o sprovedenim proverama krajnje namene čuvaju za buduće reference i revizije. Molimo vas da za dodatne informacije o vođenju evidencije kod provera krajnje namene pogledate odeljak „Vođenje evidencija i dokumentacije“.
Provera postojanja rizika od preusmeravanja robe
Provera postojanja rizika od preusmeravanja robe na određeni način predstavlja sveobuhvatnu kontrolu transakcije. Provera postojanja rizika od preusmeravanja robe predstavlja postupak procene mogućnosti da određena roba ili usluga prilikom transporta završi kod lica, na odredištima ili u okviru krajnjih namena koje nisu prijavljene preduzeću ili dozvoljene od strane državnih organa. U osnovi, provera postojanja rizika od preusmeravanja robe ima za cilj da obezbedi da roba, odnosno usluge ne završe u zemljama, preduzećima ili kod lica koja su pod sankcijama ili na koja se primenjuju ograničenja, odnosno da se ne upotrebe u krajnje namene povezane sa vojnom opremom ili oružjem za masovno uništenje . Proveru postojanja rizika od preusmeravanja robe treba sprovesti za sve poslovne transakcije i aktivnosti koje uključuju strane državljane ili strana odredišta , čak i kada su rezultati svih ostalih provera negativni.
Određene države (uključujući Sjedinjene Američke Države, Koreju i Rusiju) i međunarodne organizacije razvile su i objavile indikatore „rizika od preusmeravanje robe“, koji se ponekad navode i kao „indikatori crvene zastavice“, a koje preduzećima mogu da koriste u sopstvenim postupcima procene postojanja rizika od preusmeravanja robe . Preduzeća se takođe podstiču da razvijaju sopstvene pokazatelje rizika od preusmeravanja robe na osnovu sopstvenog stručnog znanja u vezi sa robom/ tehnologijom/ uslugama sa kojima rade, klijenata i ostalih aktera u njihovom sektoru poslovanja, ustanovljenih globalnih tržišta i lanaca snabdevanja za njihovu robu i usluge, kao i ustaljenih komercijalnih praksi u njihovom sektoru poslovanja.
Zadatak br. 1: Odrediti lice odgovorno za definisanje postupka provere postojanja rizika od preusmeravanje robe
Postupak provere postojanja rizika od preusmeravanja robe prvenstveno treba da bude zadatak ovlašćenog lica za kontrolu usklađenosti (glavni službenik za usklađenosti (CCO) ili službenik za usklađenost sa trgovinskim propisima (TCO)) u saradnji sa stručnim licima u tehničkom i sektoru prodaje u preduzeću. Stručni kadar preduzeća može da pruži pomoć u prilagođavanju ili proširenju obima postojećih državnih pokazatelja rizika od preusmeravanja robe, a u cilju bolje primenjivosti na stvarno poslovanje i operativne strukture preduzeća . Pravni tim može da ponudi smernice u pogledu postojanja rizika od preusmeravanja robe, odnosno crvenih zastavica koji bi se, ako su prisutni u transakcijama, s obzirom na to da su šifrirani u nacionalnom zakonodavstvu, automatski protumačili kao postojanje ili sumnja u postojanje neovlašćenog krajnjeg korisnika, odredišta ili krajnje namene, i samim tim bi aktivirali sveobuhvatnu kontrolu spoljne trgovine strateškom robom.
Zadatak br. 2: Definisati konkretne procedure za proveru postojanja rizika od preusmeravanja robe
Analiza postojanja rizika od preusmeravanja robe može se, i mora se, sprovesti u svim fazama transakcije, a posebno kada se određene pojedinosti u okviru same transakcije na bilo koji način promene . Definisanje postupka za proveru postojanja rizika od preusmeravanja robe treba da se zasniva na prethodno utvrđenoj činjenici da li su pokazatelji postojanja rizika kodifikovani, odnosno predviđeni u zakonodavstvu o kontroli spoljne trgovine strateškom robom matične jurisdikcije robe ili usluge, odnosno da li nadležni organ za izdavanje dozvola za obavljanje spoljne trgovine strateškom robom te države propisuje smernice za utvrđivanje postojanja rizika od preusmeravanja robe koje treba da predstavljaju osnov za proveru.
Jedna od mogućnosti, ukoliko država iz koje se određena roba ili usluga otprema ne nalaže ili ne nudi bilo kakve pokazatelje postojanja rizika od preusmeravanja robe, jeste i korišćenje pokazatelja koje su definisale druge države. Kao što je pomenuto, Sjedinjene Američke Države, Rusija i Koreja definisale su sopstvene pokazatelje postojanja rizika od preusmeravanja robe [nabrojani pokazatelji mogu se pronaći u odeljku „Resursi za implementaciju“ poglavlja „Međunarodni resursi za kontrolu spoljne trgovine strateškom robom“ ovog Vodiča]. Preduzeće zatim treba da postojeće pokazatelje na listi dopuni, odnosno prilagodi faktorima u odnosu na koje će se vršiti provera, a na osnovu svojih saznanja i iskustava. U svakom slučaju, od suštinske je važnosti da provera postojanja rizika od preusmeravanja robe spreči „samozaslepljivanje“ preduzeća u prepoznavanju rizika . Prilikom pravljenja kontrolne liste rizika od preusmeravanja robe na osnovu kojih će se vršiti provere, preduzeće treba dautvrdi kritične tačke u okviru same transakcije u kojima je potrebno sprovesti te provere. . Konačno, u sklopu procesa provere postojanja rizika od preusmeravanja robe, potrebno je sačiniti protokol za upozoravanje odgovarajućeg ovlašćenog lica za kontrolu usklađenosti u slučaju da postoji podudaranje, i definisati proceduru za dalju istragu i procenu potencijalnih rizika.
Napomena: odeljak „Elementi Programa interne usklađenosti“ sadrži kontrolne liste i modele dokumenata koje je moguće upotrebiti za procenu postojanja rizika od preusmeravanja robe. Takođe, pododeljak „Međunarodni resursi za kontrolu spoljne trgovine strateškom robom“ sadrži linkove koji vode ka različitim pokazateljima rizika, odnosno crvenim zastavicama koji vam takođe mogu biti od pomoći.
Zadatak br. 3: Imenovanje lica odgovornih za proveru postojanja rizika od preusmeravanja robe
Odgovornost za sprovođenje provere vrši se nakon definisanja samog procesa provere postojanja rizika . Lica koja rade u prodajnim timovima ili lica koja su u direktnom kontaktu sa klijentima ili eksternim partnerima mogu biti lica koja sprovode preliminarnu proveru postojanja rizika od preusmeravanja robe. Kasnije u postupku, proveru postojanja rizika može da vrši odeljenje logistike tj. otpreme robe . Kao što je pomenuto, neophodno je da postoji procedura na osnovu koje predloženu transakciju treba uputiti na odgovarajućeg službenika za kontrolu usklađenosti radi dalje provere u slučaju podudaranja koja ukazuju na postojanje utvrđenih pokazatelja rizika .
Zadatak br. 4: Uspostavljanje procedure za ažuriranje postupka provere postojanja rizika od preusmeravanja robe i ulaznih informacija
Kontrolnu listu pokazatelja koji ukazuju na postojanje rizika nije potrebno često proveravati i ažurirati s obzirom na to da nije toliko iscrpna kao što je to slučaj kod kontrolnih listi krajnjih korisnika i odredišta na koja se primenjuju ograničenja . Međutim, ovlašćeni službenik za kontrolu usklađenosti treba da bude u toku sa odredbama koje se odnose na rizike od preusmeravanja robe važećih nacionalnih i međunarodnih propisa , jer su izmene tih propisa izgledne i moguće. Pored toga, preduzeće bi uporedo sa godišnjom internom kontrolom, odnosno revizijom trebalo da izvrši i procenu postupka provere postojanja rizika od preusmeravanja robe i na taj način obezbedi sveobuhvatnost i efikasnost tog procesa. U tom cilju, preduzeće treba da nastoji da razvija dobre kanale za informisanje i komunikaciju sa nadležnim organima za izdavanje dozvola za obavljanje spoljne trgovine strateškom robom u svojim jurisdikcijama da bi bilo u toku sa aktuelnim dešavanjima, ali i da bi unapredilo sopstveni pristup u proceni postojanja rizika od preusmeravanja robe.
Zadatak br. 5: Evidentiranje procesa i rezultata provere postojanja rizika od preusmeravanja robe
Lica zadužena za sprovođenje provera čuvaju sve evidencije o proverama rizika od preusmeravanja za potrebe budućih revizija i referenci. Molimo vas da pogledate odeljak „Vođenje evidencija i dokumentacije“ za dodatne informacije u vezi sa evidencijama o proverama postojanja rizika od preusmeravanja.