Kao i kod ostalih elemenata Programa interne usklađenosti, veličina preduzeća, obim poslovanja koji obuhvata robu od strateškog značaja, kao i količina dostupnih resursa definisaće odluku da li obuke treba sprovesti angažovanjem lica zaduženih za internu usklađenost ili se više osloniti na eksterne instruktore, konsultante i seminare. Nezavisno od te odluke, svi instruktori moraju da poseduju odgovarajuće kvalifikacije i iskustvo – temeljno poznavanje zakona i propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom vaše zemlje, verziranost u funkcijama i procesima u toj oblasti i sposobnost jasnog artikulisanja specifičnih zahteva Programa interne usklađenosti vašeg preduzeća.

Preporuka za interne obuke je da vaše preduzećeodredi lice koje će biti odgovorno za realizaciju obuka na temu kontrole spoljne trgovine strateškom robom i Programa interne usklađenosti. U većini preduzeća se ovo zaduženje inicijalno dodeljuje višim rukovodiocima za kontrolu usklađenosti, kao što je glavni službenik za usklađenost (CCO), ili Grupi ili Komisiji za usklađenost sa trgovinskim propisima. U nastojanju da pomenutom licu ili licima ublaže teret, pojedina preduzeća biraju da sprovedu pristupak koji podrazumeva realizaciju „obuka za trenere” , gde viši rukovodioci za usklađenost obučavaju grupu zaposlenih zaduženih za određene poslove usklađenosti sa propisima o kontroli trgovine strateškom robom (na primer, menadžeri za usklađenosti ili šefovi sektora). Ti zaposleni zauzvrat snosne odgovornost za obučavanje drugih zaposlenih koji su u manjoj meri angažovani ili su manje upoznati sa pitanjima usklađenosti sa propisima o kontroli trgovine strateškom robom.

Neka veća preduzeća se uglavnom odlučuju na angažovanje eksternih stručnjaka za realizaciju obuke na temu usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom. . Vaše preduzeće bi pri odabiru eksternih pružalaca usluga obuka trebalo da ispita reference instruktora i uveri se u njihovo poznavanje materije i da li će biti u stanju da uključe posebne potrebe i zahteve Programa interne usklađenosti vašeg preduzeća u obuke.

Sledeća preporuka je da se određeno lice ili telo imenuje kao odgovorno za sprovođenje i nadgledanje programa obuke na temu usklađenosti u vašem preduzeću. Vaše preduzeće može da razmotri imenovanje višeg rukovodioca za usklađenost ili formiranje Grupe, odnosno Tima za nadzor nad realizacijom aktivnosti obuke na temu usklađenosti u vašem preduzeću.

Pomenuta lica, odnosno telo trebalo bi da imaju sledeća zaduženja:b>

• Kontinuirana analiza potreba za obukom u preduzeću radi utvrđivanja odgovarajuće vrste, stila i formata obuke.
• Određivanje ciljnih grupa zaposlenih koji treba da pohađaju obuke i prilagođavanje sadržaja obuka svakoj pojedinačnoj grupi.
• Pravljenje rasporeda obuka za zaposlene.
• Potvrđivanje da su neophodne ili planirane obuke realizovane.
• Vođenje evidencije o svim aktivnostima obuke.
• Izrada i ažuriranje materijala za obuke u saradnji sa licima zaduženim za funkcionalnu usklađenost, tehničkim licima (na primer, inženjerima zaduženim za klasifikaciju proizvoda) i pravnom službom.
• Prepoznavanje načina za realizaciju multifunkcionalnih obuka u srodnim oblastima kao što su etika, bezbednost, revizije i poslovanje.

Napomena: Lice, odnosno telo zaduženo za kontrolu realizacije obuka na temu usklađenosti sa propisima o kontroli trgovine strateškom robom u vašem preduzeću treba da razmotri dali da kontaktira državne organe i raspita se da li oni organizuju obuke o usklađenosti sa propisima u ovoj oblasti za vašu delatnost/industriju. Većina državnih organa organizuje seminare na temu usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom za nacionalnu industriju (koji su uglavnom besplatni ili pristupačni), a koji mogu da dopune interne programe obuke preduzeća na temu usklađenosti.

Korisna opcija može biti i pregled relevantnih veb prezentacija državnih agencija radi utvrđivanja postojanja dostupnih informacija ili edukativnih materijala koje je moguće iskoristiti za realizaciju obuka u vašem preduzeću.

Lica odgovorna za kontrolu realizacije opšteg programa obuka u oblasti usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom u vašem preduzeću trebalo bi danaprave raspored obuka za sve zaposlene u preduzeću koji imaju direktne ili indirektne veze sa funkcijama usklađenosti (prodaja, ugovaranje, korisnički servis, krediti, obrada narudžbina, otpremanje robe, itd.). Učestalost obuka u najvećoj meri zavisi od veličine i aktivnosti vašeg preduzeća. Drugi faktori koji mogu da utiču na učestalost obuka u vašem preduzeću jesu stepen fluktuacije zaposlenih, uvođenje novih proizvoda i usluga od strateškog značaja, kao i izmene u zakonima, propisima i politikama vaše zemlje u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom. Nezavisno od toga, obuke na temu usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom treba da budu neprekidan i kontinuiran proces koji zaposlenima omogućava pohađanje obuke barem jedanput godišnje.

Nakon utvrđivanja opšteg rasporeda obuka, lice ili telo odgovorno za kontrolu realizacije kompletnog programa obuke za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom u vašem preduzeću treba daodredi ciljnu grupu zaposlenih koji treba da budu obuhvaćeni obukom i da sadržaj obuke prilagodi svakoj pojedinačnoj grupi.

Obuka treba da se organizuje sa zaposlene na svim organizacionim nivoima , a posebno za nove zaposlene, lica koja rade u prodaji i u sektorima koji se bave izvozom. Pored toga, obuka na temu usklađenosti sa trgovinskim propisima može biti od koristi zaposlenima koji rade u sektoru marketinga, istraživanja i dizajna, razvoja, projektovanja, obrade narudžbina, nabavke, upravljanja lancem snabdevanja, informacionim tehnologijama i održavanjem i pružanjem usluga nakon prodaje. Obuke su istovremeno korisne i za lica koja rade sa nevidljivim transferima tehnologija (ITT) i lica koja rade na organizaciji slanja robe u treće zemlje.

Za različite vrste zaposlenih potrebno je definisati različite formate i ciljeve obuka, pri čemu aktivnosti u okviru obuka treba prilagoditi potrebama polaznika. To od vašeg preduzeća zahteva da izvrši procenu potreba zaposlenih unutar organizacije, i u skladu sa tim izradi odgovarajuće programe obuke.

Obuke za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom treba da budu prilagođene posebnim potrebama različitih polaznika u okviru vašeg preduzeća, a sve obuke treba da se bave konkretnim procesima, politikama i procedurama usklađenosti karakterističnim za vaše preduzeće, i da identifikuju oblasti u kojima postoje najveći rizici od povrede trgovinskih propisa.

Obuke na temu usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom vašeg preduzeća mogu se podeliti u pet kategorija (uz mogućnost dodatnih podgrupa za koje utvrdite da je potrebna specijalizovana obuka o usklađenosti sa trgovinskim propisima):

1. Uvodna obuka za nove zaposlene

   Preporuka je dasvi novi zaposleni prođu obavezne obuke za podizanje svesti na temu kontrole spoljne trgovine strateškom robom i na temu Programa interne usklađenosti nakon zasnivanja radnog odnosa. Teme koje bi se obradile na uvodnim obukama za nove zaposlene mogu da obuhvate sledeće:

   • uvod u kontrolu spoljne trgovine strateškom robom;
   • pregled Programa interne usklađenosti preduzeća;
   • uloga ovlašćenih službenika za usklađenost unutar organizacije;
   • pravne i regulatorne zahteve u vezi sa kontrolom spoljne trgovine strateškom robom;
   • zabrinutosti unutar preduzeća u pogledu usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
   • mogućnosti da se proizvodi preduzeća iskoriste za neovlašćene krajnje namene;
   • procedure interne kontrole i pokazatelji rizika (na primer, crvene zastavice) karakteristični za vaše preduzeće;
   • određene obaveze zaposlenih i značaj doprinosa svakog pojedinačnog zaposlenog u ukupnoj efikasnosti Programa interne usklađenosti;
   • troškovi neopoštovanja trgovinskih propisa i posledice po preduzeće i pojedince u slučaju povrede propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom; i
   • zahtevi u pogledu izveštavanja, dokumentacije i vođenja evidencije.

   
   Napomena: Vodič za Program interne usklađenosti može da posluži kao sredstvo za obuku novih zaposlenih, a posebno odeljak Vodiča „Resursi za implementaciju”, koji može da posluži kao edukativni resurs koji dopunjava materijale za obuku i zaposlenima omogućava bolje shvatanje koncepata i pitanja koja se tiču kontrole spoljne trgovine strateškom robom i Programa interne usklađenosti.
    

2. Obuke za više/ izvršno rukovodstvo

   Obuke na temu usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom treba organizovati i za više rukovodstvo i time obezbediti sveouhvatnu svest i posvećenost ulozi i odgovornostima u pogledu poštovanja propisa iz ove oblasti. Obuka za više rukovodstvo treba da obuhvati pitanja koja su karakteristična za dato preduzeće (proizvodi, usluge, klijenti i rizici od preusmeravanja), ponudi pregled politika i procedura preduzeća u vezi sa Programom interne usklađenosti, kao i da objasni potencijalne troškove u slučaju nepoštovanja trgovinskih propisa. Obuke treba da razmotre strategije za komuniciranje posvećenosti rukovodstva poštovanju propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, izdvajanju odgovarajućih resursa (u smislu vremena, ljudskih i finansijskih resursa) za funkcije za usklađenost sa trgovinskim propisima i načinima za negovanje kulture usklađenosti sa propisima unutar preduzeća.
    

3. Obuke srednjeg nivoa

   Vaše preduzeće bi takođe trebalo da organizuje i obuke srednjeg nivoa za zaposlene na poslovima koji se odnose na usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, odnosno za zaposlene koji se bave pitanjima i problemima u usklađenosti sa trgovinskim propisima (tu mogu biti obuhvaćeni menadžeri programa/ šefovi sektora i lica koja rade na klasifikaciji robe ili proveri transakcija). Pomenute obuke mogu da obuhvate neke ili sve od navedenih tema:

   • pregled svrhe i obima kontrole spoljne trgovine strateškom robom;
   • važeće zakone i propise u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom;
   • štampane operativne procedure vašeg preduzeća za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
   • postupak dobijanja dozvole za obavljanje spoljne trgovine strateškom robom, uz zahteve, uslove i izuzeća u postupku dobijanja dozvole;
   • rizici od preusmeravanja i rizici u vezi sa određenim klijentima karakteristični za preduzeće – rizici obuhvataju potencijalne krajnje namene, odnosno korisnike proizvoda preduzeća, način na koji oni mogu biti zloupotrebljeni, kao i uočavanje i prepoznavanje nepravilnosti kod porudbžina i sumnjivih upita za narudžbine;
   • provere i garantije u usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom koje se sprovode pre zaključivanja poslovnih ugovora;
   • postupak i procedure u klasifikaciji robe;
   • uloge i odgovornosti lica zaduženih za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
   • očekivanja i ciljevi revizija Programa interne usklađenosti;
   • troškovi neusklađenosti i posledice po preduzeće i po pojedince u slučaju povrede propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
   • obaveze i odgovornosti zaposlenih u pogledu izveštavanja;
   • zahtevi u pogledu vođenja evidencija i dokumentacije; i
   • problemi i ograničenja u transferu tehnologija (ukoliko je primenjivo).
      
4. Napredna obuka za lica zadužena za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom

   Preporuka je da za zaposlene, koji su direktno odgovorni za usklađenost preduzeća sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, postoji obaveza pohađanja formalne napredne obuke barem jedanput godišnje (ili još bolje, dva puta godišnje). Obuke se mogu organizovati kao onlajn časovi i seminari, odnosno konferencije u okviru ili van preduzeća.Napredne obuke imaju za cilj da ovlašćeni službenici za usklađenost budu u toku sa zakonskim obavezama i propisima, dobrom praksom u datom privrednom sektoru, aktuelnim problemima, rizicima i trendovima u usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom.

   Lica odgovorna za realizaciju i/ili nadzor realizacije obuka u vašem preduzeću treba da nastoje dabudu u toku sa dobrim praksama na polju usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom kroz biltene, različite trgovinske publikacije, veb seminare i na druge dostupne načine koji omogućavaju pristup informacijama o kontroli spoljne trgovine strateškom robom i usklađenosti sa trgovinskim propisima.

   Napomena: Pogledajte poglavlje „Resursi za implementaciju”, pododeljak „Međunarodni resursi za kontrolu spoljne trgovine strateškom robom” koji sadrži linkove ka većini pomenutih izvora informacija i publikacija.
    

5. Obuka za obnovu znanja

   Vaše preduzeće bi trebalo da povremeno organizuje obuke za obnovu znanja za postojeće zaposlene. Obuke za obnovu znanja za zaposlene mogu da obuhvate sledeće teme:

   • novi trendovi, pretnje, rizici i ranjivosti u proliferaciji;
   • regulatorne promene i novi zahtevi po pitanju usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
   • vrste dozvola i uslova;
   • provere odredišta, krajnje namene i krajnjih korisnika;
   • provere robe koja se ne nalazi na kontrolnim listama – razumevanje sveobuhvatnih kontrola;
   • promene u kontrolnim listama i proizvodi preduzeća koji podležu ograničenjima;
   • procedure za proveru novih klijenata i mere temeljnih provera
   • provere posrednika i lica koja olakšavaju trgovinu (na primer, otpremnika, špeditera i brokera); li>
   • način prijavljivanja i obaveštavanja odgovornih lica u slučaju otkrivanja ili sumnje na postojanje neusklađenosti;
   • pregled mogućih scenarija neusklađenosti sa trgovinskim propisima i realne vežbe za uključivanje praktičnih elemenata u obuke.

   
   Napomena: Preporuka je da vaše preduzeće na kraju svake aktivnosti unutar obuke organizuje testiranje, odnosno kviz za procenu (nezavisno od grupe polaznika) stepena usvojenosti i razumevanja materije. Pojedina preduzećanude pozitivne podsticaje polaznicima u obliku nagrada i drugih priznanja za vreme trajanja i nakon završene obuke, i često javno objavljuju imena zaposlenih, odnosno nazive organizacionih jedinica i sektora koji su ostvarili najbolje rezultate na testovima za proveru znanja o usklađenosti sa trgovinskim propisima.

Nakon što se utvrdi kome je obuka potrebna, o kojim temama i vremenskim intervalima, vaše preduzeće treba da definiše format i stil obuka, odnosno način na koji će se informacije tokom obuke preneti zaposlenima.. Obuka se može realizovati na različite načine, ali načelno su u opticaju dve vrste obuka koje se mogu primeniti da bi se ispunio ovaj element Programa interne usklađenosti vašeg preduzeća:

1. Formalne obuke; i

   Formalne obuke odvijaju se u uređenom okruženju, po pravilu uz lično prisustvo u prostorijama u kojima se drže sastanci ili seminari i uz praćenje definisanog dnevnog reda. U tu svrhu moguće je pripremiti prezentacije, module i vežbe koje su primenjive na vaše preduzeće i vaše zaposlene. Formalne obuke mogu se organizovati za veći ili manji broj učesnika, i baviti opštim ili konkretnim temama koje se tiču kontrole spoljne trgovine strateškom robom i Programa interne usklađenosti vašeg preduzeća.Formalne obuke mogu biti centralizovane, gde se svi zaposleni upućuju na jednu centralnu lokaciju (na primer, u direkciju preduzeća),ili lokalizovane, gde se obuke organizuju na pojedinačnim lokacijama (ukoliko je primenjivo).

   Napomena: Zbog proceduralne prirode Programa interne usklađenosti, može biti korisno da se učesnicima omoguće alati i druga opipljiva sredstva koja će im ponuditi smernice za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom i alate za rad kada se vrate svojim redovnim poslovima. Odeljak „Resursi za implementaciju” sadrži određeni broj korisnih alata koje vaše preduzeće može da stavi na raspolaganje zaposlenima tokom formalnih obuka. em>
    

2. Neformalne metode i razmena informacija

   Pored formalno organizovanih obuka, u preduzeću je potrebno je sprovesti i neformalne metode obučavanja, koje obuhvataju razmenu informacija i distribuciju materijala i informacija o resursima u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom. Nezvanične obuke odvijaju se periodično i zahtevaju manje strukture u organizaciji.

   Usmena razmena informacija predstavlja važan način dopunjavanja formalnih programa obuka. Ovlašćeni službenik za usklađenost u vašem preduzeću i druga lica koja poznaju propise u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom ili trgovinske propise treba da budu na raspolaganju zaposlenima i daju odgovore i smernice kada za tim postoji potreba, odnosno kada je prikladno.

   Zaposlenima može od koristi biti i dostavljanje informacija i resursa za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom. Vaše preduzeće bi trebalo da razmotri upotrebu dopisa, priručnika, biltena, intraneta i interneta, video priloga ili elektronske pošte za dostavljanje redovnih saveta zaposlenima o politikama i procedurama preduzeća za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom.

   Organizovanje obuka na radnom mestu i onlajn podučavanja uz pomoć elektronskih medija, kao što su internet i CD/DVD diskovi, može biti jedan od načina za dopunjavanje znanja stečenih na formalnim obukama. Vaše preduzeće može da razmotri izradu DVD diskova o poštovanju propisa, koji se bave vestima o dobrim i lošim praksama u usklađenosti sa trgovinskim propisima, ili koji nude kratko predavanje o pojedinim pitanjima koja se odnose na usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom.

   Pojedina preduzeća se odlučuju na korak koji podrazumeva izdavanje i distribuiranje Priručnika za Program interne usklađenosti svim zaposlenima kao dodatne podrške, smernica i odgovora na često postavljana pitanja i pojašnjenja određenih proceduralnih aspekata Programa interne usklađenosti preduzeća.

   Tiraž štampanih dopisa, koji od zaposlenih zahtevaju da svojim inicijalima potvrde da su pročitali i razumeli informacije koje se nalaze u dopisu, mogu biti jedan od efikasnih načina za komuniciranje informacija koje se odnose na usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom.

   Konačno, uvođenje mesečnogbiltena sa najnovijim vestima o usklađenosti sa trgovinskim propisima ili Dana, odnosno Nedelje poštovanja trgovinskih propisa može da posluži kao koristan forum za informisanje zaposlenih o novim proizvodima, propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, pretnjama od proliferacije ili rizicima od preusmeravanja, kao i praksama i procedurama u usklađenosti vašeg preduzeća sa trgovinskim propisima.

   Napomena: Odeljci „Resursi za implementaciju” i „Elementi Programa interne usklađenosti” sadrže primer biltena o poštovanju propisa i brojne druge resurse i alate na temu kontrole spoljne trgovine strateškom robom koji mogu biti od koristi vašem preduzeću prilikom organizovanja obuka.

Oba pomenuta stila obuka mogu se iskombinovati u jedan program obuke o kontroli spoljne trgovine strateškom robom radi maksimalne efikasnosti. Ponavljamo, stil i format obuke zavisi od veličine, budžeta i jedinstvenih okolnosti u vašem preduzeću.

Lice, odnosno lica ili telo nadležno za nadgledanje obuke na temu usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom treba davodi evidenciju svih aktivnosti koje se smatraju obukom na temu kontrole spoljne trgovine strateškom robom.. Arhiviranje zapisa o održanim obukama vašem preduzeću omogućava da prati i proveri zaposlene koji su prošli obuke. Evidencije obuka nude i dokaze da su očekivanja preuzeća u smislu poštovanja propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom jasno preneta i da su zaposleni dobili tačne informacije o njihovim ulogama i obavezama u pružanju podrške naporima da se u okviru organizacije poštuju propisi.

Vaše preduzeće treba da razmotri izradu procedura na osnovu kojih se tačno prepoznaju vrste evidencija i informacija o održanim obukama koje je potrebno čuvati. Preporuka je da se dnevnik održanih obuka vodi za svaku pojedinačnu obuku, pri čemu bi taj dnevnik trebalo da sadržidatum i mesto održane obuke, predavača ili predavače, nazivrazmotrene teme,format obuke i prisutne zaposlene. Ovlašćeni službenik za usklađenost treba da tokom obuke zabeleži komentare i sugestije zaposlenih radi unapređenja budućih obuka i podizanja svesti. Zaposlene treba podstaći da na kraju svake aktivnosti u okviru obuke popune evaluacioni formular radi procene uticaja i efikasnosti same obuke.

Preduzeća bi trebalo da čuvaju dokumentaciju i zapise koji se odnose na učešće zaposlenih u događajima koji se organizuju van preduzeća, na konferencijama i seminarima, odnosno evidenciju završenih onlajn kurseva. Pojedinačna dokumentacija za svakog zaposlenog treba da sadrži informacije o svim mogućim obukama koje je taj zaposleni pohađao a koje se tiču kontrole spoljne trgovine strateškom robom. Preporuka je da se evidencija obuka vodi u skladu sa već uspostavljenim procedurama za vođenje evidencije u vašem preduzeću, uz obavezni minimum, a to je da se evidencija o obukama mora u preduzeću čuvati najmanje pet godina.

Materijali koji se koriste za obuke moraju biti ažurni i relevantni. Budući da se zakonodavstvo o politike u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom menjaju, potrebno je i da se obuke za zaposlene u skladu sa tim ažuriraju. Kvalifikovano osoblje u okviru preduzeća nadležno za kontrolu usklađenosti sa propisima treba da bude odgovorno za ažuriranje materijala za obuke. Lica zadužena za sprovođenje i/ili nadgledanje aktivnosti obuke na temu usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom treba da, u saradnji sa drugim licima nadležnim za kontrolu usklađenosti, tehnička i pravna pitanja u preduzeću, rade na pregledu, razvoju i ažuriranju materijala za obuke u oblasti usklađenosti sa propisima u vašem preduzeću.

Materijale za obuke potrebno je proveravati i po potrebi ažurirati bar jedanput godišnje. Štaviše, kada dođe do promena u relevantnim zakonima ili propisima, nacionalnim kontrolnim listama ili internim politikama i procedurama u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom, vaše preduzeće bi shodno tome trebalo da bez odlaganja revidira i ažurira materijale za obuku.