Упутство за Програм интерне усклађености обухвата онлајн обуку и помоћне алате по привредним гранама за поштовање националних и међународних прописа који се примењују у контроли спољне трговине стратешком робом. Упутство садржи информације и смернице које за циљ имају да привредном друштву олакшају успостављање, праћење и унапређивање Програма интерне усклађености. Упутство нуди добре праксе у усклађивању за прописима који се примењују у контроли спољне трговине стратешком робом и предлаже осам „основних” елемената свеобухватног и ефикасног Програма интерне усклађености (на основу међународних стандарда). У виду алата, нуди се и пет „додатних” или опционих елемената Програма интерне усклађености, као и алати за вршење провера и процену трансакција, алати за помоћ у имплементацији Програма интерне усклађености, као и алати којима се обезбеђује усклађеност са свим важећим законима и прописима у области контроле спољне трговине стратешком робом.

Упутство за Програм интерне усклађености подељен је на два посебна дела:

•    Део 1 обухвата „Информативне материјале о Програму интерне усклађености” и осмишљен је као подршка привредном друштву у бољем разумевању контроле спољне трговине стратешком робом и самог Програма интерне усклађености, и
•    Део 2 Упутства обухвата „Алате за имплементацију Програма интерне усклађености” који су осмишљени као помоћ у развоју и имплементаицји свеобухватног и ефикасног Програма.
 

ДЕО 1: Информативни материјали о Програму интерне усклађености

Први део Упутства за Програм интерне усклађености обухвата информативне садржаје који треба да подигну свест и прошире знања привредног друштва о концептима и појмовима присутним у области контроле спољне трговине стратешком робом и Програму интерне усклађености.

Увод у Програм интерне усклађености (ICP)

Овај одељак представља увод чији садржај треба да подстакне кориснике на размишљање о томе да ли, и на који начин контрола спољне трговине стратешком робом може да утиче на ваше пословање, односно да ли је Програм интерне усклађености одговарајући за то привредно друштво. Део Упутства пред вама има за циљ да кориснике упозна са основним концептима контроле спољне трговине стратешком робом, врстама робе и активностима које подлежу регулацији и ограничењима, заинтересованим странама у индустријским и привредним секторима на које се контрола спољне трговине стратешком робом примењује, као и са улогом индустрије у спречавању неовлашћеног преноса или преусмеравања стратешке робе. Он објашњава сврху и значај Програма интерне усклађености, предности и погодности који произилазе из програма интерне усклађености за пословање, као и последице непридржавања прописа о контроли спољне трговине стратешком робом. Овај део такође разматра и значај прилагођавања програма интерне усклађености конкретном привредном друштву у циљу његове максималне искоришћености и ефикасности. Поред тога, у оквиру овог одељка Упутства налази се и Речник појмова са дефиницијама релевантних појмова који се помињу у тексту и односе се на програме интерне усклађености.

Елементи Програма интерне усклађености (ICP)

Овај одељак настоји да унапреди познавање и разумевање корисника о елементима који чине саставни део свеобухватног и ефикасног Програма интерне усклађености. Овај одељак нуди темељан опис сваког од осам „основних” елемената које треба обухватити у сваком Програму интерне усклађености, као и пет „додатних” елемената које привредно друштво може да размотри И имплементира. Сврха сваког појединачног елемента и задаци које треба предузети у имплементацији сваког елемената детаљно су размотрени.

ДЕО 2: Алати за имплементацију Програма интерне усклађености

Други део Упутства за Програм интерне усклађености корисницима Упутства пружа помоћ у изради Приручника за Програм интерне усклађености, који садржи процесе и процедуре усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом. Део 2. садржи и широку лепезу ресурса које запослени који обављају функције усклађености са прописима могу користити у циљу боље имплементације Програма.

Ресурси за имплементацију

Одељак Упутства „Ресурси за имплементацију” корисницима нуди низ ресурса за контролу усклађености са прописима, као и помоћних алата осмишљених да помогну у поступку имплементације Програма интерне усклађености. Ти ресурси се могу искористити за обучавање запослених у предузећу или за бољу имплементацију прописаних  процедура. Ресурси за имплементацију организовани су према следећим поднасловима:

• Алати за имплементацију Програма интерне усклађености – модели докумената и контролне листе у МС Wорд® формату . Њихова сврха је да привредном друштву помогну у ефикасној имплементацији сваког појединачног елемента. Модели докумената представљају практичну помоћ у раду за јачање способности и вештина релевантних лица задужених за контролу усклађености са прописима, и подршку при провери трансакција, класификацији робе, обучавању запослених, и ревизији Програма интерне усклађености вашег предузећа.
• Национални ресурси за контролу спољне трговине стратешком робом – овај пододељак који уређују тј. прилагођавају државни органи садржи  линкове ка релевантним законима, прописима и политикама ваше земље у вези са контролом спољне трговине стратешком робом, као и контакт информације овлашћених државних тела и агенција.
• Међународни ресурси за контролу спољне трговине стратешком робом – овај пододељак садржи линкове ка ресурсима и референтим материјалима из целог света који се односе на поступак контроле спољне трговине тратешком робом. Материјали у овом одељку илуструју добре међународне праксе које кориснику треба да помогну да боље разуме концепте у области контроле спољне трговине стратешком робом и Програма интерне усклађености. Материјали наведени у овом одељку могу се употребити за подизање свести запослених и обучавање лица задужених за контролу усклађености.

Алати по привредним секторима

Одељак „Алати по привредним секторима” корисницима омогућава прилагођавање Програма интерне усклађености на основу врсте робе или активности, односно услуга од стратешког значаја којом се баве. Овај одељак Упутства нуди додатне ресурсе и смернице за добављаче хемикалија, извознике технологија, академске и истраживачке установе, посреднике у трговини, шпедитере и произвођаче у наменској индустрији. Одељак обухвата „Смернице за трансфер технологија” као помоћ предузећима која раде са невидљивим и видљивим трансферима контролисаних технологија; „Смернице за отпрему робе” као помоћ посредницима у трговини и предузећима која се баве отпремањем робе, као и друге ресурсе и смернице за контролу усклађености усмерене конкретно на академске и истраживачке установе, произвођаче у наменској индустрији и добављаче хемикалија. Садржај овог одељка, по потреби, може да послужи за прилагођавање вашег Програма интерне усклађености јединственим изазовима и факторима ризика карактеристичним за ваш привредни сектор.

Алат за проверу лица на која се примењују органичења (RPST) и Алат за претраживање контролних листи (CLST)

Други део Упутства за Програм интерне усклађености обухвата две базе података које је могуће претраживати, И то:  Алат за проверу лица на које се примењују ограничења и Алат за претраживање контролних листи .

Алат за претраживање контролних листи (CLST) представља претраживач који функционише по систему кључних речи и који кориснику дозвољава да одреди одговарајући робни класификациони број  за одређену робу или технологију. Алат за претраживање контролних листи садржи индекс стратешке робе и технологија, преузет директно из Контролне листе робе двоструке намене ЕУ И ЕУ Контролне листе наоружања и војне опреме, односно преузет из Националне контролне листе листе робе двоструке намене (НКЛ РДН) И Националне контролне исте наоружаwа И војне опреме (НКЛ НВО) Републике Србије. Уношењем кључне или кључних речи, алат приказује резултате груписане према предметној хијерархији и класификационом броју. Корисници могу да провере техничке спецификације робе у односу на параметре описане у контролној листи, виде да ли постоји подударање и утврде одговарајући унос на контролној листи. Бирањем резултата, алат приказује све релевантне информације са комплетним текстом за сваку ставку (укључујући и техничке напомене), дефиниције појмова, и у појединим случајевима, слике контролисане робе, основ за контролу и одговарајуће шифре Комбиноване номенклатуре. И поред свих добијених информација, корисник је тај који сноси одговорност за утврђивање да ли роба задовољава или превазилази техничке параметре контроле повезане са одговарајућим ставкама на контролним листама. Алат за претраживање контролних листи представља користан алат за класификацију нове робе, односно утврђивање да ли активности привредног друштва спадају у активности које подлежу захтевима за издавање дозвола или регулаторним захтевима.

Алат за проверу лица на која се примењују ограничења(RPST) корисницима омогућава темељну проверу којом се осигурава да су предметна лица која су укључена у трансакцију (укључујући и посреднике у трговини) адекватно проверена у односу на званично објављене листе лица на које се примењују ограничења. Корисници могу да претраже појединце, привредне субјекте или предузећа; да претраже све стране које учествују у трансакцији, или да отпреме збирну датотеку ради провере базе података клијената. Свака провера генерише свеобухватни извештај са детаљним подацима и резултатима провере, који корисник може да одштампа, сачува или пошаље електронском поштом. Алат за проверу лица на која се примењују органичења представља ресурс од кључне важности у контроли усклађености, који омогућава ефикасну имплементацију Програма.  

Препорука је да корисници систематски и полако прегледају и оцене сваки појединачан одељак Упутства за Програм интерне усклађености. Упутство за Програм интерне усклађености промовише „добре праксе” у придржавању прописа о контроли спољне трговине стратешком робом, а препорука је да се те информације искористите као почетна тачка за развој и имплементацију Програма који на јединствен начин обухвата потребе и области ризика привредног друштва.

Корисници би пре разматрања алата за имплементацију Програма интерне усклађености који су наведени у овом Упутству требало да крену са прегледом информативних материјала о Програму интерне усклађености. При коришћењу Упутства потребно је стално процењивати у којој мери и на који начин препоручене политике, процедуре, гаранције и праксе у контроли усклађености са прописима могу бити укључене у постојеће пословање привредног друштва. УпутстваУпутство за Програм интерне усклађености, истовременим коришћењем свих делова Програма интерне усклађености, привредном друштву омогућава следеће:

• развој оперативног Програма интерне усклађености  који би у оквиру привредног друштва руководио трансферима и трансакцијама у складу са важећим законским прописима и захтевима који се односе на контролу спољне трговине стратешком робом;
• увођење темељних провера које вашем предузећу омогућавају ефикаснију проверу страна учесница у трансакцијама и одговарајућу класификацију стратешке робе;
• израду „Приручника за Програм интерне усклађености” са доследним упутствима за оперативну примену политика, процедура, одлука и трансакција вашег предузећа које имају везе са спољном трговином стратешком робом;
• распоређивање помоћних алата и ресурса у оквиру Програма интерне усклађености на одговарајућа лица која могу да допринесу његовој ефикасној имплементацији и смање могућност појаве неовлашћених трансфера; и
• израду Програма интерне усклађености који одражава јединствене потребе самог привредног друштва и који може да се прилагоди променљивим околностима и тиме обезбеди усклађеност привредног друштва са законима и прописима у области контроле спољне трговине стратешком робом, како на националном, тако и на међународном нивоу.