Привредно друштво би затим морало да дефинише позиције које се односе на усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом. То значи да, прво, једном појединцу треба доделити водећу функцију и укупну одговорност за функције усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом у оквиру организације. Особа задужена за ову функцију треба да буде директор, менаџер или друго лице на одговарајућој руководећој позицији. Ова особа треба да сноси личну одговорност за поштовање прописа о контроли спољне трговине стратешком робом у оквиру привредног друштва и да, по правилу, подноси извештај директно извршном директору или оперативном директору. Ово је обично руководилац за контролу усклађености тј. главни службеник за усклађеност . Руковођење и крајња одговорност за Програме интерне усклађености почивају код руководиоца за контролу усклађености и ово лице је по правилу одговорно за координацију активности везаних за усклађеност са другим лицима, односно одељењима привредног друштва која се баве питањима усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом (на пример, правна служба, служба за уговоре, служба за отпремање робе). 

Главни службеник за усклађеност 
Дужности главног службеника за усклађеност могу да обухвате неке или све од активности које следе, , али имајте на уму да више руководство или главни службеник за усклађеност могу неке од наведених дужности делегирати овлашћеним службеницима за усклађеност унутар предузећа, када процени да је то потребно или прикладно.
•    Праћење важећег закондавства и прописа о контроли спољне трговине стратешком робом, и праћење свих регулаторних измена.
•    Именовање лица одговорних за различите функције и дужности у оквиру усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом. Главни службеник за усклађеност треба да настоји да обезбеди именовање одговарајућег броја лица која поседују одговарајућу правну и техничку стручност.
•    Надзор и праћење примене Програма интерне усклађености, укључујући смернице и комуникацију са различитим пословним јединицама или другим овлашћеним службеницима задуженим за контролу усклађености.
•    Идентификовање ризика и рањивости привредног друштва у усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом, и израда планова за њихово праћење и решавање.
•    Давање упутстава и и смерница Управном одбору, вишем руководству и запосленима у вези са питањима усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом.
•    Дефинисање врсте, формата и времена чувања евиденција.
•    Давање овлашћења и одобрења за трансакције које обухватају контролисану робу (што је најчешће одговорност менаџера, односно службеника задуженог за усклађеност са трговинским прописима .
•    Развој, примена и реализација програма обука и едукација које се фокусирају на елементе Програма интерне усклађености, и настојање да се обезбеди да сви одговарајући запослени и руководство поседују примењива знања и поштују релеватне захтеве у области контроле спољне трговине стратешком робом.
•    Управљање и координација поступцима ревизије и интерних контрола Програма интерне усклађености .
•    Развој и периодична измена Програма интерне усклађености, као и оперативних процедура на основу резултата ревизије, на основу промена у потребама привредног друштва и промена у законској регулативи, прописима и процедурама о контроли спољне трговине стратешком робом.
•    Развијање политика и процедура које подстичу запослене да пријављују сумњиве или познате активности неопштовања прописа, без страха од освете.
•    Примање извештаја о неусклађености и одговарање на интерне упите у вези са усаглашавањем са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом и Програмима интерне усклађености. Напомена: Одговори се углавном координирају са правном службом, руководством и овлашћеним службеницима задуженим за контролу усклађености.
•    Комуникација са националним властима и главна контакт особа у оквиру привредног друштва задужена за давање одговора на упите у вези са спољном трговином стратешком робом или достављање информација државним органима на њихов захтев.
•    Независно истраживање потенцијалних и доказаних неусклађености (нпр. реаговање на извештаје о сумњама о кршењу прописа о контроли спољне трговине стратешком робом), истраживање познатих кршења прописа о контроли спољне трговине стратешком робом и спровођење потребних корективних мера.

Затим, руководство може да именује компетентна лица за подршку главном службенику за усклађеност (као и лица компетентне замене) која могу да надгледају свакодневне функције усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом. Подршку у раду главног службеника за усклађеност може да пружи Одбор за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом (који по правилу чине чланови руководства и шефори сектора) и/или менаџери тј. службеници за усклађеност са трговинским прописима у свакој пословној јединици.
Менаџери тј. службеници за усклађеност са трговинским прописима (ТЦМ или ТЦО) 
Менаџери тј. службеници за усклађеност са трговинским прописима сносе примарну одговорност за све захтеве у смислу усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом који се примењују на посебне пословне јединице. Менаџер тј. службеник за усклађеност са трговинским прописима може бити задужен за свакодневно функционисање Програма интерне усклађености и одговоран је за подношење захтева за добијање дозвола за обављање спољне трговине стратешком робом . У појединим предузећима извоз, односно трансфер робе у иностранство захтева претходно одобрење или писмену потврду менаџера или службеника за усклађеност са трговинским прописима. Менаџер, односно службеник за усклађеност са трговинским прописима може да утврди да ли је потребно прибавити дозволу, и уколико јесте, да покрене поступак за добијање дозволе код надлежних државних органа. Менаџер, односно службеник за усклађеност са трговинским прописима је такође овлашћен да заустави било коју трансакцију у случају да постоји било каква бојазан да је дошло до непоштовања трговинских прописа. Коначно, менаџер тј. службеник за усклађеност са трговинским прописима може да фигурише као примарни интерни (за колеге) и екстерни (према државним органима) контакт за сва питања која се односе на усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом (у појединим предузећима, ово је дужност главног службеника за усклађеност)
Службеници задужени за усклађеност са трговинским прописима треба да буду независни у односу на секторе продаје и маркетинга и треба да поседују одговарајућа овлашћења и дискрециона права како би усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом посматрали као приоритет у евентуалном сукобу са другим пословним интересима. Велики број привредних друштава настоји да обезбеди независност лица за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом њиховим смештањем у правни сектор или прописивањем обавезе директног подношења извештаја извршном директору, односно председнику.

Поред именовања главног службеника за усклађеност, менаџера тј. службеника за усклађеност са трговинским прописима, и/или Одбора за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом, привредно друштво може да размотри и дефинисање других позиција за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом. Следе примери могућих позиција задужених за контролу усклађености са трговинским прописима и припадајућих дужности.
Друга овлашћена лица задужена за усклађеност са прописима 
•    Инжењери за класификацију производа: запослени одговорни за класификацију производа предузећа. Ова лица сарађују са главним службеником за усклађеност и менаџерима тј. службеницима за усклађеност са трговинским прописима ради утврђивања одговарајућих захтева за добијање дозвола. То су лица која поседују техничка знања или главни инжењери који, по потреби, могу да дају техничку експертизу о одређеним производима и њиховим техничким могућностима.
•    Службеник за контролу усклађености технологија са прописима (ТЦО): запослено лице одговорно за класификацију технологија и софтвера и процену да ли је за предложени извоз, односно трансфер технологија (или софтвера) потребна дозвола. Ово лице може да представља везу између привредног друштва и државних органа у поступку праћења политика и добијања дозвола за извоз и трансфер технологија.
•    Руководилац за праћење извоза безбедносно-осетљиве робе и извоз у безбедносно-осетљиве земље: запослено лице одговорно за класификацију осетљивих производа, надзор и праћење целокупног извоза безбедносно-осетљиве и високоризичне робе и/или извоза на одредишта високог ризика. Ова функција обухвата и праћење усклађености са свим потребним параметрима и условима за добијање дозволе за извоз.
•    Координатор страних посетилаца, односно путовања у иностранство, као и запослених који су страни држављани: запослено лице одговорно за координацију и управљање посетама страних држављана и путовањима у иностранство. Координатор је лице одговорно за интерни надзор запослених и посетилаца који су страни држављани. Поред тога, ово лице је одговорно за вршење провера лаптоп рачунара пре службених путовања у иностранство.
•    Правни саветник: адвокат чија је одговорност пружање правних смерница у вези са питањима усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом унутар привредног друштва.

У свим осталим случајевима, подела одговорности у контроли усклађености са трговинским прописима треба да буде јасна и недвосмислена када је реч о одговорним лицима, од највиших нивоа руководства (председника, извршног директора, управног одбора, итд.), преко правне службе, кадровске службе, службе за контролу усклађености, продаје, маркетинга, службе за обраду наруџбина, па до лица која нису директно запослена у трговини или која нису у директној вези са контролом усклађености. Организациона структура треба да буде довољно јасна да запосленима омогући да, уколико имају питање које се односи на усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом, тачно знају коме да се обрате, којој канцеларији и појединцу.
Дефинисање оптималног броја лица одговорних за усклађеност са прописима о спољној трговини стратешком робом
Независно од организационе структуре, руководство треба да настоји да обезбеди довољан број лица која обављају функције које се односе на усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом. Да би се утврдио оптималан број лица на овим функцијама усклађености, руководство треба да процени и оцени кадровске потребе у критичним областима као што су технички преглед, класификација робе, подношење захтева за добијање дозвола, примена дозвола, провера трансакција, интерна безбедност (физичка и ИТ), обуке, вођење евиденција и интерне ревизије.
Коначна одлука о броју лица укључених у функције усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом захтева темељну анализу вашег привредног друштва. Конкретно, поменута анализа би требало да узме у обзир следеће факторе и променљиве које дефинишу број лица која би радила на пословима контроле усклађености са прописима, наиме:
•    обим трговине контролисаном робом;
•    известан број дозвола на годишњем нивоу за обављање трговине стратешком робом за које се подноси захтев; 
•    географски обим међународног пословања привредног друштва;
•    количина активности, односно трансакција које подлежу економским санкцијама или ембаргу;
•    обим активности у вези са обукама у области контроле спољне трговине стратешком робом и локације где се изводе обуке;
•    обим невидљивих трансфера технологија;
•    захтеви који се односе на ИТ и физичку безбедност контролисаних технологија; и
•    потенцијалне активности спајања или припајања пословања.

Разматрањем поменутих појединости, ваше привредно друштво ће бити у доброј позицији да одреди тачан број лица потребан ради ефикасног управљања захтевима који се односе на усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом и контролу Програма интерне усклађености.
Руководство би, поред тога требало, да именује лица која поседују одговарајуће информације и знања као подршку постојећој структури усклађености са трговинским прописима у случају привременог одсуства кључних лица. Замене су од суштинског значаја у ситуацијама када постојећи запослени напуштају привредно друштво а запошљавају се нови, а то значи да би документација о организационој структури требало  да садржи опис корака и процедуре које треба следити ако је и када је лице задужено за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом одсутно.
Напомена: Линк „Организациона структура” у оквиру пододељка „Елементи Програма интерне усклађености” садржи образац за контакт податке, примере шема организационе структуре и опис назива и одговорности различитих функција за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом.
Задатак бр. 2: Документовање позиција, задатака и улога у вези са контролом усклађености са прописима
Руководство привредног друштва треба да све запослене информише о организационој структури у области контроле спољне трговине стратешком робом, која треба да буде транспарентна, на начин који је недвосмислен и лако разумљив. Привредна друштва треба да израде нацрте и листе и/или шеме организационе структуре и доставе их свим запосленима у предузећу. 
Ваше привредно друштво би требало да размотри документовање позиција за усклађеност са трговинским прописима на неки од начина описаних у тексту који следи.
•    Опис позиција које се односе на контролу усклађености са прописима, а који наводи надлежност, функцију и дужности лица одговорних за контролу усклађености у свакодневном пословању и напорима привредног друштва да поштује прописе о контроли спољне трговине стратешком робом. За лица овлашћена за контролу усклађености са прописима треба навести име и презиме, позицију, и број телефона или локала. Ниво детаља наведених у списку одговорних лица зависи од величине привредног друштва. Код малих и средњих привредних друштава вероватно није потребно навести исцрпне детаље. Међутим, код већих привредних друштава са великим бројем запослених који се баве пословима усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом, врло је важно да постоје детаљне информације о одговорним лицима.
•    Организационе схеме које недвосмислено описују структуру и ланац одговорности у извештавању о проблемима у вези са поштовањем прописа о контроли спољне трговине стратешком робом.
•    Списак контакт лица која су задужена за контролу усаглашености, у којем се наводи име и презиме, позиција, адреса електронске поште, број телефона, адреса и други релевантни подаци лица која имају примарну и функцију подршке у контроли усклађености.
Напомена: Поменуте организационе схеме и листе контакт лица треба дистрибуирати унутар целог привредног друштва и периодично их ажурирати како би се унеле све промене. Листе и схеме могуће је огласити и редовно ажурирати на веб страници предузећа, на интранету и/или у интерним публикацијама.
Усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом: подстицаји и казне
Привредно друштво може да размотри и увођење подстицаја за запослене који остварују изванредне резултате у контроли усклађености са прописима , у које спадају признања на нивоу привредног друштва или повећање плате. Нека друштва ће проценити резултате запослених у области усклађености са прописима приликом редовних процена учинка и узети их у обзир приликом доношења одлука о напредовању. Слично томе, ефикасна организациона структура учиниће јасним последице у виду унапред утврђених казни или пенала који произилазе из непоштовања обавеза. Казне могу бити негативна оцена на процени учинка запосленог, премештање на нижу позицију, или у озбиљнијим ситуацијама, отказ уговора о раду. Штавише, ваше привредно друштво треба да све нове и постојеће запослене благовремено обавести о постојању правних последица које произилазе из неусклађености са прописима о контроли трговине стратешком робом.
Поменути подстицаји и пенали морају бити јасно дефинисани, стављени до знања свим новим запосленима приликом запошљавања и садржани у новим уговорима о раду и евиденцијама запослених. Поменуте информације требало би да буду доступне свим запосленима – било преко интранета и/или у оквиру одељења људских ресурса у штампаној верзији.
Напомена: Линк „Организациона структура“ у оквиру „Елемената Програма интерне усклађености“ садржи списак образаца, примера организационих схема у контроли усклађености са прописима, као и описе позиција и одговорности различитих лица задужених за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом. 
Задатак бр. 3: Дистрибуирајте листу са одговорностима 
И на крају, на вашем привредном друштву је обавеза да дистрибуира организациону схему која идентификује сва лица која су на било који начин повезана и одговорна за контролу спољне трговине стратешком робом. Запослени и клијенти треба да буду упознати са именима главног службеника за усклађеност (ЦЦО), који је у привредном друштву задужен за контролу усклађености са прописима, као и других релевантних овлашћених лица, што значи да њима треба упутити сва питања, односно недоумице у вези са овим поступком.
Поменуте информације треба да буду ажурне и да одражавају све кадровске промене или промене у пословним активностима привредног друштва. При сваком уношењу измена и ажурирању организационе схеме, привредно друштво  треба да нову ажурирану верзију проследи свим укљученим странама.