Zaposleni, u svrhu efikasnog funkcionisanja programa za dostavljanje obaveštenja i izveštavanje, moraju biti uvereni da je njihovo rukovodstvo u potpunosti posvećeno poštovanju propisa u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom. Rukovodstvo treba da nastoji da neguje sredinu u kojoj se zaposleni osećaju sigurnim da prijave povrede propisa bez straha od posledica , jer shvataju da njihovo rukovodstvo prijavu potencijalnih povreda propisa u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom smatra sastavnim delom Programa interne usklađenosti preduzeća i važnim delom individualnih poslovnih zadataka i odgovornosti.

Rukovodstvo preduzimanjem sledećih koraka može da bitno olakša postupak izveštavanja o povredi propisa:

• uverite zaposlene da je usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom najvažniji zadatak rukovodstva i da se nikada ne dovodi u pitanje zbog komercijalne dobiti;
• jasno formulišite pravne i etičke odgovornosti svih zaposlenih, i nastojte da utkate osećaj lične odgovornosti za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom i za vrednosti vašeg preduzeća;
• podstaknite zaposlene da odmah obaveste rukovodstvo u slučaju da nisu sigurni u pravilan tok određene poslovne transakcije, odnosno kada im je potreban savet, kada veruju da je drugi zaposleni sproveo ili će sprovesti aktivnost koja krši politiku usklađenosti vašeg preduzeća, ili kada veruju da su i sami bili umešani u aktivnosti koje nisu u skladu sa propisima preduzeća. U tom cilju, zaposleni moraju biti uvereni da neće snositi posledice represije od strane drugih zaposlenih ili rukovodstva;
• obezbedite da zaposleni pohađaju odgovarajuće obuke, poseduju odgovarajuće znanje i resurse koji im omogućavaju da se pridržavaju Programa interne usklađenosti vašeg preduzeća i da razumeju na koji način i putem kojih kanala incidente neusklađenosti sa propisima mogu da prijave odgovarajućim ovlašćenim službenicima za usklađenost;
• iskoristite interne publikacije vašeg preduzeća (biltene, intranet, internet stranicu preduzeća, itd.) i pohvalite zaposlene koji su prijavili slučajeve neusklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom. Rukovodstvo na taj način pokazuje svoju posvećenost usklađenosti sa propisima i aktivno promoviše kulturu poštovanja propisa unutar celog preduzeća; i
  • naglasite značaj prijavljivanja bojazni u pogledu nepoštovanja propisa za vreme ocene učinka i napredovanja zaposlenih .

U okviru Programa interne usklađenosti vašeg preduzeća svi zaposlenitreba da dobiju jasna uputstva o tome na koji način prijaviti incidente za koje se sumnja da predstavljaju neusklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom .

Procedure za interno izveštavanje

Zaposlenima treba dostaviti jasne smernice na osnovu kojih bi trebalo da sumnjive upite, odnosno narudžbine i kršenja propisa u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom, ukoliko i kada do njih dođe, prijave rukovodstvu. Incidenti koji su poznati ili incidenti na koje se sumnja mogu da se proslede na više lica unutar vašeg preduzeća (u zavisnosti od organizacione strukture preduzeća), uključujući i glavnog službenika za usklađenost, službenika tj. menadžera za usklađenost sa trgovinskim propisima, pravnu službu, ili liniju za poslovnu etiku.

Kancelarija ili lica odgovorna za prijem obaveštenja o povredi propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom treba da budu jasno definisana , a ime, fizička lokacija (uključujući i tačnu zgradu i broj kancelarije), broj telefona i adresa elektronske pošte kancelarije ili lica zaduženog za prijem obaveštenja poznati svim licima koja rade u preduzeću. Pored toga, vaše preduzeće može da razmotri uspostavljanje mehanizama koji zaposlenima omogućavaju da anonimno prijave aktivnost koja predstavlja kršenje propisa, i time osigura poverljivost i dostupnost informacija samo licima koja treba da su sa time upoznata. Pojedina preduzeća u tu svrhu koriste telefonske linije, posebne adrese elektronske pošte ili veb lokacije koje zaposlenima dozvoljavaju da anonimno prijave povrede propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom.

Vaše preduzeće bi trebalo da ustanovi pisane interne procedure na osnovu kojih zaposleni treba da postupaju u slučaju sumnje na postojanje ili postojanja incidenta koji podrazumeva povredu propisa u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom.. Preduzeće bi trebalo da predvidi i sve ostale moguće okolnosti i izradi nacrte detaljnih procedura koje bi, u najmanju ruku, trebalo da obuhvataju sledeće:

• kancelariju ili lica odgovorna za prijem obaveštenja o povredi propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom. Zaposlenima treba obezbediti dokumentovani postupak u kome su detaljno opisani koraci za postupanje u slučaju interne eksalacije problema, kao i procedure koje treba ispratiti prilikom otkrivanja povrede propisa;
• procedure za zaustavljanje sumnjivih pošiljki i utvrđivanje daljih mera za sprečavanje negativnog ishoda (npr. opoziv izvoza koji je u tranzitu kako bi se sprečilo da roba stigne do zabranjenog ili krajnjeg korisnika, odnosno odredišta na koje se primenjuju ograničenja);
• kriterijumi na osnovu kojih se utvrđuje sprovođenje istrage zbog potencijalne povrede propisa;li>
• način određivanja obima istrage. Istraga povrede propisa treba da bude dovoljno opsežna da otkrije povezane ili slične povrede propisa o kontroli trgovine strateškom robom kroz analizu sličnih pošiljaka, klijenata, proizvodnih linija, poslovnih jedinica i odredišta;
• procedure za sprovođenje istrage (ko, šta, gde, kada i kako);
• način evidentiranja i izveštavanja o sprovedenoj istrazi;
• postupci za obaveštavanje rukovodstva o otkrivenim povredama propisa, uključujući i način na koji zaposleni obaveštavaju lica odgovorna za kontrolu usklađenosti i prenose relevatne informacije;
• potrebna dokumentacija u preduzimanju korektivnih mera;
• praćenje postupaka izveštavanja rukovodstva o sprovedenim korektivnim merama; i
• postupak obaveštavanja lica odgovornih za izveštavanje o ishodu istrage.

Procedure za eksterno izveštavanje

Vaše preduzeće bi trebalo da uspostavi pisane procedure za prijavljivanje povreda propisa i sumnjivih upita za narudžbine nadležnim državnim organima.. Pojedine zemlje imaju uspostavljene odredbe za dobrovoljno samootkrivanja (VSD) u okviru zakonskih ovlašćenja u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom, gde se dobrovoljno otkrivanje kršenja propisa smatra olakšavajućim faktorom u izvršnim radnjama koje slede.

U slučaju prijavljenog, odnosno potvrđenog kršenja propisa u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom, odgovorno lice ili nadležna kancelarija treba da smesta i u formi dobrovoljnog samootkrivanja o tome obavesti nadležne državne organe. Da bi se pomenuta prijava smatrala „dobrovoljnom“, većina državnih organa zahteva da se prijava podnese pre nego što nadležni državni organi istu informaciju dobiju iz drugih izvora, odnosno pre nego što pokrenu sopstvenu istragu ili ispitivanje. Dobrovoljne prijave podnose se samo uz punu saglasnost višeg rukovodstva i pravne službe.

Vaše preduzeće bi trebalo da se konsultuje sa nacionalnim državnim organima nadležnim za kontrolu spoljne trgovine strateškom robom ili organima nadležnim za izdavanje dozvola u toj oblasti da bi utvrdilo da li može imati koristi od dobrovoljnog samootkrivanja i da bi se, ukoliko bi imalo koristi, odlučilo za način na koji je odgovarajućim državnim organima najbolje preneti informacije.

Vaše preduzeće bi trebalo da, pod pretpostavkom da vaša zemlja preduzećima daje mogućnost da podnesu izveštaj koji se smatra dobrovoljnim samootkrivanjem, uspostavi procedure na osnovu kojih se: :

• navodi dokumentacija i zahtevi za informacijama pri dobrovoljnom samootkrivanju;
• utvrđuje željeni metod podnošenja izveštaja koji podrazumeva dobrovoljno samootkrivanje (npr. u štampanom ili elektronskom obliku i kome se upućuje);
• utvrđuje da li obelodanjivanje treba da bude javno ili ostaje poverljivo;
• odredi postupak interne provere dobrovoljnog samootkrivanja pre podnošenja državnim organima (npr. pravna služba i više rukovodstvo); i
• utvrđuje da li i kada državni organi drugih zemalja, odnosno druge eksterne strane treba da budu informisane o postojanju povrede propisa i/ili o dobrovoljnom samootkrivanju.

Napomena: Može biti pametno ili neophodno obavestiti državne organe drugih zemalja o postojanju dobrovoljnog samootkrivanja ukoliko je data tehnologija inostranog porekla, ili u svrhu obaveštavanja drugih dobavljača/ klijenata/ distributera o povredi propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, kada ugovorne obaveze to nalažu.

Čak i bez regulatorne osnove za dobrovoljno samootkrivanje, procedure vašeg preduzeća za eksterno izveštavanje trebalo bi da:

• identifikuju lica ili kancelariju odgovornu za prijavljivanje slučajeva neusklađenosti i sumnjivih narudžbina nadležnim državnim organima;
• utvrde postupak prijave povrede propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom nadležnim državnim organima (donošenje odluka treba da obuhvati lica zadužena za kontrolu usklađenosti, više rukovodstvo i pravnu službu); i
• definišu željeni metod za prijavljivanje povrede propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom (na primer, podnošenje izveštaja u štampanoj ili elektronskoj formi, i lica kojima se izveštaj podnosi), kao i sve zahteve koji se odnose na dokumentaciju i informacije.

Kada dođe do kršenja propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, vaše preduzeće je dužno da preduzme odgovarajuće korektivne i disciplinarne mere. Zaposleni u vašem preduzeću treba da snose odgovornost za sve aktivnosti i postupke koji se kose sa propisima, a to znači da je vaše preduzeće dužno da u slučaju povrede propisa preduzme odgovarajuće disciplinske mere.. To podrazumeva definisanje odgovarajućih disciplinskih postupaka i preciziranje disciplinskih mera koje se u slučaju povrede propisa primenjuju.

Većina preduzeća disciplinske mere razmatra u zavisnosti od slučaja i primenjuje stepenovane kaznene mere.. Disciplinske mere mogu biti usmeni ili pisani ukor, premeštanje na nižu poziciju ili otkaz ugovora o radu . Preduzeće, u zavisnosti od ozbiljnosti incidenta, može da pribegne i finansijskim kaznama za zaposlene, koje predstavljaju jasne i nedvosmislene poruke za celo preduzeće da rukovodstvo ne toleriše nepoštovanje propisa.

Da bi zaposlenima naglasilo značaj poštovanja propisa u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom, vaše preduzeće može da razmotri sledeće:

• navođenje svih mogućih kazni za kršenje propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom u novim ugovorima o radu i dokumentaciji koja se potpisuje prilikom zasnivanja radnog odnosa; li>
• objavljivanje svih kazni za nepoštovanje propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom na internet stranici preduzeća i u štampanim obaveštenjima o kaznama koje se nalaze u sektoru za ljudske resurse, i/ili postavljanje postera koji se odnose na poštovanje propisa u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom; i
• predviđanje mera na osnovu kojih će zaposleni koji prekrše propise ili se urote radi izvršenja krivičnog dela biti upućeni odgovarajućim državnim organima i procesuirani u skladu sa važećim krivičnim zakonom.

Kršenje propisa u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom zahteva uvođenje odgovarajućih korektivnih, ali i preventivnih mera . Pažljivim pregledom slučajeva kršenja propisa nakon njihovog izvršenja, vaše preduzeće može da prepozna rizike i ranjivosti i primeni korektivne mere u cilju jačanja Programa interne usklađenosti , boljeg poslovanja vašeg preduzeća i bolje usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, i time obezbedi da se slične povrede propisa ne ponavljaju.

Prilikom procene težine povrede propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, vaše preduzeće trebalo bi da uradi sledeće:

• utvrdi koji je zakon ili propis prekršen;
• utvrdi uzrok povrede propisa (npr. pogrešna klasifikacija proizvoda, nedostatak provera ili nedostatak temeljnih provera);
• definiše plan korektivnih mera koji navodi konkretne korektivne radnje koje treba preduzeti i predviđa vremenski okvir za njihovo sprovođenje (a određuje i lica odgovorna za implementaciju i definiše datume za okončanje svake mere);
• periodično procenjuje korektivne mere radi pravilne implementacije i eliminisanja prepoznatih ranjivosti, i
• uključi „naučene lekcije“ u buduće obuke i napore za podizanje svesti zaposlenih.