Postupak kontrole otpreme robe definiše ovlašćeni službenik za kontrolu usklađenosti unutar preduzeća (glavni službenik za usklađenost (CCO) ili službenik za usklađenost sa trgovinskim propisima (TCO), u zavisnosti od organizacione strukture vašeg preduzeća) u saradnji sa licima koja rade na otpremanju robe i u logistici , uz podršku pravne službe i uz eventualnu (dopunsku) pomoć špeditera ili transportnog preduzeća za koje preduzeće koje otprema robu smatra da je od poverenja . Ovlašćeni službenik za kontrolu usklađenosti treba da obezbedi da se postupak kontrole otpreme robe integriše u celokupan sistem usklađenosti sa trgovinskim propisima i u sve radne procese. Pravna služba može da ponudi smernice o tome da li postoje indikatori rizika za preusmeravanje robe koji bi, s obzirom da su kodifikovani u nacionalnom zakonodavstvu o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, ukoliko su prisutni u predloženim aranžmanima otpreme robe, mogli da sugerišu, odnosno ukažu na sumnju o postojanju neovlašćenog krajnjeg korisnika, odredišta ili krajnje namene, što je dovoljno za pokretanje sveobuhvatne kontrole (ako su takve kontrole prisutne u okviru nadležnosti u kojima preduzeće posluje). Služba preduzeća za otpremanje robe / logistiku / i lica zadužena za uvoz i izvoz robe mogu da pruže pomoć u kreiranju posebnog skupa provera koje bi trebalo sprovesti u okviru procesa kontrole otpreme robe.

Napomena: na kraju, vaše preduzeće formuliše i sprovodi postupak kontrole otpreme robe. Međutim, preduzeća koja angažuju poznate i pouzdane špeditere i prevoznike robe mogu da od njih dobiju korisne informacije o aspektima koje je prilikom otpremanja robe potrebno kontrolisati.

Proces kontrole otpreme robe se po pravilu sprovodi nakon završene provere odnosno skrininga transakcija, a pre konačnog otpremanja robe (ili pružanja usluga) uključene u transakciju.

U okviru procesa provere otpreme robe potrebno je sprovesti sledeće specifične provere, naime:

• provera tačnosti i potpunosti otpremnih dokumenata, uključujući i Izjave o „kontroli na odredištu“ koje se po potrebi objedinjuju sa komercijalnim dokumentima;
• da li su dobijena odgovarajuća odobrenja (dozvole) državnih organa;
• da li vreme otpreme i količina robe odgovara zahtevima na osnovu kojih je dobijena dozvola za obavljanje trgovine;
• da li je ruta otpreme robe neobična ili nepoznata;
• da li su metode prevoza koje se koriste za prenos robe odgovarajuće;
• da li postoji potvrda da su sve uključene strane, među kojima su i dobavljači u logistici, posredni primaoci, prevoznička preduzeća, preduzeća koja se bave otpremanjem robe i druge strane učesnice u transakciji prošle proveru lica na koja se primenjuju ograničenja;
• da li postoje neobični zahtevi koji se tiču obeležavanja ili otpreme robe; i
• da li postoji potvrda da su sve ostale provere transakcije (u vezi sa postojanjem rizika od preusmeravanja robe, provere zemlje / destinacije) dovršene.

Ukoliko se bilo koji aspekat transakcije promeni od vremena kada je izvršena provera odnosno skrining, potrebno je da se provera/skrining transakcije ponovi, odnosno da se ponovi provera pratećih procesa u okviru transakcije koji su pretrpeli promene. Preduzeće može da za određene vrste robe, a na osnovu sopstvenih saznanja i iskustava, proširi odnosno prilagodi spisak kontrolnih provera otpreme robe. U svakom slučaju, od suštinskog je značaja da postupak kontrole otpreme robe onemogući „samozaslepljivanje“ b> preduzeća, odnosno nemogućnost prepoznavanja krajnjih korisnika i odredišta na koja se primenjuju ograničenja i prepoznavanja postojanja potencijalnih rizika od preusmeravanja robe. Konačno, u okviru postupka kontrole otpreme robe, potrebno je da postoji i tačan protokol za upozoravanje ovlašćenog službenika za usklađenost u slučaju otkrivanja određenih podudaranja sa indikatorima rizika b>, i postupak za sprovođenje dalje istrage i procene postojanja stvarnog rizika od preusmeravanja robe.

Nakon definisanja postupka za kontrolu otpreme robe, neophodno je odrediti lica koja će biti odgovorna za sprovođenje kontrolnog pregleda otpreme robe na osnovu tog definisanog postupka. Lica koja rade u timu za logistiku / otpremu / uvoz – izvoz ili lica koji su u direktnom kontaktu sa špediterima, carinskim agentima i prevoznicima mogu biti lica zadužena za sprovođenje kontrolnih pregleda otpreme robe. Kao što je rečeno, neophodno je da postoji procedura na osnovu koje predložena transakcija može da se prosledi ovlašćenom službeniku za kontrolu usklađenosti na dalji pregled kada se u okviru neke od utvrđenih provera otpreme robe otkriju podudaranja.

Lica zadužena za kontrolu usklađenosti sa trgovinskim propisima u okviru preduzeća trebalo bi da su uvek u toku sa odredbama svih važećih nacionalnih i inostranih propisa koji se odnose na rizike od preusmeravanja, tranzita / pretovara robe, i odredbama koje se odnose na brokere tj. posrednike u spoljnoj trgovini , jer se one s vremena na vreme menjaju. Preduzeće bi pored toga, uz redovne revizije / interne kontrole i/ili na godišnjem nivou, trebalo da izvrši procenu i obezbedi što veću sveobuhvatnost i efikasnost procesa za kontrolu otpreme u spoljnoj trgovini strateškom robom. U tom pogledu, preduzeće bi trebalo da nastoji da razvija dobre kanale za informisanje i komunikaciju sa organima nadležnim za izdavanje dozvola za obavljanje spoljne trgovine strateškom robom u nadležnostima u okviru kojih posluju, radi praćenja trendova proliferacije i daljeg unapređenja i jačanja sopstvenog pristupa kontroli otpreme robe.

Kompletna evidencija o procesu otpreme robe čuva se za potrebe budućih referenci i revizije za lica koja sprovode interne kontrole. Napomena: za više informacija o dobrim praksama u vođenju evidencija pogledajte odeljak Vodiča o Programu interne usklađenosti „Vođenje evidencije i dokumentacije”.