Упутство за програм интерне усклађености
за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине контролисаном робом

Ревизија и интерна контрола

As previously noted, your enterprise’s ICP is not a static instrument and it must be reviewed and amended on a regular basis. It is recommended that enterprises conduct periodic audits of their STC compliance policies and procedures in order to ensure on-going compliance with all applicable laws and regulations. The purpose of the audit element of your ICP is to appraise the integrity of your ICP – across the entire enterprise - by verifying that operational compliance procedures are being implemented properly; reflect your enterprise's stated STC compliance policies, processes, and procedures; and are consistent with all applicable STC requirements.

This requires an audit to review and assess each element of the ICP, as follows:

  • Review the management commitment statement to make sure it reflects the enterprise’s current business and STC obligations;
  • Assess the enterprise’s organizational structure to make sure lines of accountability and communication are transparent, logical;
  • Evaluate the extent to which personnel adhere to standard operating procedures (SOPs);
  • Determine whether customer and transaction screening measures are working as intended;
  • Observe order processing, transaction deliberation, and shipment processes;
  • Review the recordkeeping practices;
  • Evaluate training and instructional curricula; and
  • Assess the effectiveness of reporting mechanisms and procedures for corrective action in the event of an STC violation.
  • Alati za implementaciju Programa interne usklađenosti >


ICP audits are beneficial to your enterprise because they can reveal aspects of your enterprise’s ICP that are not working as desired and therefore require modification. They can also uncover accidental and previously undetected STC violations.

Implementing this ICP element requires your enterprise to complete the following tasks:

  1. Designate an auditor or personnel responsible for conducting the audit;
  2. Create audit modules and techniques;
  3. Establish an auditing schedule;
  4. Write an audit report; and
  5. Develop procedures for post-audit corrective actions and reporting.

 

Zadatak br. 1: Imenovanje revizora ili lica odgovornih za vršenje revizije

Vaše preduzeće, pre svega, treba da imenuje jednog ili više revizora koji će biti odgovorni za vršenje provere Programa interne usklađenosti preduzeća. U zavisnosti od strukture, veličine i drugih okolnosti u preduzeću, revizija može da se sprovede interno, od strane lica zaposlenih u preduzeću, ili eksterno, angažovanjem stručnih konsultanta ili specijalista za reviziju.

Ukoliko se revizija sprovodi interno, vaše preduzeće treba da nastoji da angažovanjem lica koja nisu povezana sa prodajom, promocijom izvoza ili marketingom obezbedi objektivnost i izbegne eventualne sukobe interesa . Interno osoblje u svojstvu revizora treba da poseduje određeni stepen nezavisnosti i fleksibilnosti koji omogućava prepoznavanje nedostataka u usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, i ovlašćenja za davanje preporuka kako na najbolji način ukloniti nedostatke.Napomena: u slučaju da nije moguće izbeći sukob interesa, revizija usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom treba da se sprovede na najobjektivniji mogući način, prateći pisane procedure za vršenje provera.

Pojedina preduzeća se odlučuju na objedinjavanje svojih resursa i formiranje timova za reviziju usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, koje čine interni revizori, pravni savetnici i lica sa iskustvom zadužena za kontrolu usklađenosti.. Korišćenje timskog pristupa omogućava punu širinu ekspertize vašeg preduzeća i kritičku procenu kvaliteta i efikasnosti Programa interne usklađenosti.

Nivo iskustva revizora i struktura tima za reviziju usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom u velikoj meri utiču na efikasnost revizije. Ukoliko se vaše preduzeće odluči da reviziju Programa interne usklađenosti sprovede interno, odgovornost za sprovođenje tog postupka treba da dodeli jednom od sledećih lica u preduzeću:

  • zaposleno lice na višoj poziciji u hijerarhiji odgovornosti za interne revizije;
  • rukovodilac za kontrolu kvaliteta;
  • rukovodilac finansija ili računovođa; ili
  • lice iz srednjeg ili višeg rukovodstva koje nije u direktnom kontaktu sa licima ovlašćenim za kontrolu usklađenosti.

Određena preduzeća (uglavnom veća preduzeća) se odlučuju za eksterne revizije . Eksterne revizije mogu da pruže nepristrasne, objektivne i nezavisne rezultate procene programa i prakse interne usklađenosti. Eksterne revizije po pravilu sprovode pravnici, konsultanti u menadžmentu ili ovlašćena računovodstvena preduzeća (Price Waterhouse Coopers ili Deloitte su dva vodeća primera).

Bez obzira na pristup, revizor, odnosno revizori treba da budu stručni za obavljanje pomenutih provera i odgovorni za zakazivanje i razvijanje odgovarajućih postupaka za obavljanje revizije. Za vaše preduzeće može biti odgovarajuće da se postavi neko drugo lice koje bi bilo odgovorno za proveru revizorskih izveštaja i praćenje sprovođenja korektivnih mera neophodnih za otklanjanje nedostataka koje revizori otkriju.

Napomena: lica koja vrše reviziju treba da prođu redovnu obuku prilagođenu poslovanju vašeg preduzeća i konkretnim temama koje se odnose na usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom. Obuke za revizore mogu da obuhvate neke od sledećih tema:

  • principi, prakse i procedure za reviziju usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
  • pregled zakona, propisa i zahteva vaše zemlje koji se odnose na kontrolu spoljne trgovine strateškom robom;
  • pregled celokupnog procesa, od upita klijenta do isporuke proizvoda;
  • politika i procedure preduzeća za poštovanje odobrenja i zahteva navedenih u dozvolama za obavljanje trgovine; i
  • pregled potencijalno ranjivih oblasti i oblasti povećanog rizika u spoljnoj trgovini strateškom robom.

 

Zadatak br. 2: Kreiranje modula za reviziju

Sledeći zadatak je kreiranje modula za reviziju. Revizorske provere usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom obuhvataju provere usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom na nivou transakcija i i na nivou procesa, sa posebnim osvrtom na oblasti povećanog rizika. Postupak provere ili kontrolna lista za samoocenjivanje može da posluži kao dokument za evidentiranje provere svake pojedinačne komponente Programa interne usklađenosti . Jedna od mogućnosti za sprovođenje revizorske provere preduzeća jeste i upotreba jednostavnog formata kontrolne liste koja sadrži faktore usklađenosti.

Napomena: primer modula revizije i brojne kontrolne liste za samoocenjivanje dostupne su u odeljku „Elementi Programa interne usklađenosti“ Vodiča za Program interne usklađenosti.

Najbolji način da preduzeće proceni svoju usklađenost sa propisima jeste zvaničnim ocenjivanjem svog Programa usklađenosti koje obuhvata i sam postupak revizije. Dobro sprovedena revizija upoređuje svakodnevnu praksu u efikasnom i pravilnom pridržavanju propisa o kontroli spoljnje trgovine strateškom robom . Revizija utvrđuje da li se u toku samog procesa kontrole postavljaju prava pitanja koja garantuju da su aktivnosti i transakcije vašeg preduzeća u potpunosti u skladu sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom.

Tehnike za sprovođenje revizije

Deo ovog zadatka obuhvata i utvrđivanje tehnika provere koje revizor koristi. U vršenju revizije usklađenosti sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, revizor može da upotrebi bilo koju od sledećih tehnika :

  • razgovori sa osobljem i rukovodstvom zaduženim za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
  • dostavljanje kontrolnih listi ili pitanja odgovarajućim zaposlenima u preduzeću;
  • pregled aktuelnih politika i procedura, uključujući i sve pisane smernice u vezi sa kontrolom spoljne trgovine strateškom robom;
  • pregled transakcija i administrativnih dokumenata;
  • upoređivanje operativne usklađenosti propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom sa pisanim procedurama (tj. u kojoj meri se preduzeće pridržava utvrđenih, pisanih politika i procedura Programa interne usklađenosti).


Kriterijumi za reviziju

Revizor treba da unapred utvrdi, u pisanoj formi, kriterijume za sprovođenje revizije. U najmanju ruku, sveobuhvatna revizija u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom treba da proceni sledeće aspekte Programa interne usklađenosti vašeg preduzeća :

  • proces dobijanja i primene dozvola za obavljanje spoljne trgovine strateškom robom, uključujući i poštovanje zahteva pomenutih dozvola;
  • stepen posvećenosti rukovodstva poštovanju propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom;
  • broj i kvalifikacije lica zaduženih za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, kao i postojanje jasnih odgovornosti i organizacione komunikacije u preduzeću;
  • sprovođenje temeljnih provera poslovanja (due diligence), kao i provera transakcija i primena zaštitnih mera (garantija) u različitim fazama transakcije – od provere narudžbine do otpremanja robe;
  • uzorkovanje transakcija koje uključuju kontrolisanu robu radi provere usklađenosti sa zahtevima kod izdavanja dozvola za obavljanje trgovine;
  • Priručnik za Program interne usklađenosti;
  • kvalitet i temeljnost procesa internih provera i procedura revizije preduzeća;
  • programi obuka i edukacije i obim napora za podizanje svesti preduzeća;
  • praksa u vođenju evidencije i mera u kojoj preduzeće vodi detaljne evidencije o kontrolisanim transakcijama i aktivnostima;
  • postojeći mehanizmi za obaveštavanje koji omogućavaju izveštavanje o neusklađenostima u preduzeću;
  • postupci za sprovođenje i praćenje korektivnih mera nakon povrede propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom ili nakon revizije;
  • postojeće procedure za ažuriranje Programa interne usklađenosti u slučaju izmena zakonodavstva u oblasti kontrole spoljne trgovine strateškom robom;
  • tehnološka kontrola i procedure koje se odnose na nevidljive transfere tehnologija (ukoliko je primenjivo);
  • postojeće mere za kontrolu pristupa i fizičko obezbeđenje, kao i sprovedene procedure za sprečavanje pristupa kontrolisanoj robi i/ili tehnologijama zaposlenim stranim državljanima i posetiocima;
  • postojanje proceduralnih kontrolnih listi koje se primenjuju kod putovanja u inostranstvo, uključujući i ručno nošene stvari kao što su laptop računari i USB memorije koje sadrže kontrolisane tehničke informacije (ukoliko je primenjivo).


Napomena: module za vršenje revizije treba prilagoditi posebnim aktivnostima i okolnostima vašeg preduzeća i zahtevima sadržanim u propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom koji su na snazi u okviru nadležnosti u kojoj vaše preduzeće posluje . Na primer, ako vaše preduzeće utvrdi da ne postoji potreba za usvajanjem postupaka za proveru stranih državljana koji dolaze u posetu preduzeću, to znači da tu vrstu provere nije potrebno obuhvatati revizijom. Međutim, postoji mogućnost da vaše preduzeće, u toku revizije ili nakon izvesnog vremena, donese odluku da preispita zašto pomenute provere nisu obuhvaćene Programom interne usklađenosti. Preporuka je da vaše preduzeće, ako smatra da su određene provere nepotrebne, takvu odluku dokumentuje u revizorskom izveštaju i priloži odgovarajuće obrazloženje za njihovo izuzimanje.

Pregled evidencije i dokumentacije

Bitan deo modula za reviziju obuhvata pregled evidencija koje se vode u vašem preduzeću. Postoje tri vrste zapisa, odnosno evidencija koje revizor treba da oceni: dokumentacija koja se odnosi na Program interne usklađenosti, evidencija transakcija i administrativna evidencija. Modul treba da utvrdi da li se vode sve potrebne evidencije, treba da oceni dokumentaciju i da na osnovu toga utvrdi da li postoji usklađenost sa važećim zakonima i propisima.

Pregled dokumentacije koja se odnosi na Program interne usklađenosti vašeg preduzeća treba da obuhvati sledeće:

  • važeću Izjavu o poslovnoj politici za obavljanje spoljne trgovine strateškom robom,
  • ozvaničenje procedura u vezi sa Programom interne usklađenosti u pisanom Priručniku o Programu interne usklađenosti,
  • dostupnost komunikacija i prepiske u vezi sa poštovanjem propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom,
  • odgovarajuće evidentiranje prisustva na svim obukama vezanim za kontrolu spoljne trgovine strateškom robom,
  • praktična primena Programa interne usklađenosti odgovara pisanim procedurama utvrđenim u Priručniku za Program interne usklađenosti.

Revizija bi, pored toga, trebalo da na osnovu reprezentativnog uzorka utvrdi valjanost sledećih evidencija:

  • dokumentacije o sprovedenim proverama transakcija (sa zaključkom, rezultatima, datumom i licem odgovornim za sprovođenje provere),
  • evidencije dobijenih dozvola i prateće dokumentacije koja se odnosi na kontrolisane transakcije,
  • evidencija koja potvrđuje da su dobijena odgovarajuća odobrenja i dozvole za obavljanje kontrolisanih transakcija i da se uslovi dozvola na odgovarajući način poštuju,
  • dokumentacija kojom se potvrđuje da su svi zahtevi za dobijanje dozvola za određene proizvode ispunjeni i dostavljeni odgovarajućim licima u okviru preduzeća (na primer, sektoru za otpremu robe).


* Napomena: da bi se obezbedilo da postupak revizije obuhvati reprezentativni broj transakcija, potrebno je proveriti bar jednu pošiljku po klijentu ili odredištu. Preduzeća mogu da se odluče i na nasumično uzorkovanje transakcija u proveri.

 

Zadatak br. 3: Definisanje rasporeda revizija

Vaše preduzeće treba da se potrudi da reviziju Programa interne usklađenosti sprovodi kako u unapred utvrđenim intervalima, tako i nasumično, nenajavljeno. Po uspostavljanju modula za reviziju, potrebno je definisati raspored redovnih revizija na svim nivoima u okviru preduzeća (po potrebi). Preporuka je da vaše preduzeće reviziju Programa interne usklađenosti sprovede najmanje jedanput godišnje..

Nezvanične preglede i provere moguće je vršiti tokom cele godine radi provere tačnosti rada i efikasnosti politika i procedura za usklađenost sa propisima o kontroli spoljne trgovine strateškom robom. Provere i preglede treba valjano evidentirati, a rezultate distribuirati ovlašćenim licima zaduženim za kontrolu usklađenosti i višem rukovodstvu.

 

Zadatak br. 4: Izrada Izveštaja o reviziji

Programi interne usklađenosti vašeg preduzeća treba da obuhvate odgovarajuće procedure i prakse za izveštavanje o reviziji. Revizor(i) treba da sastave izveštaj koji sadrži detaljan opis ispitanih procesa i procedura i i nudi konkretne preporuke o tome kako da u narednom periodu preduzeće unapredi svoj Program interne usklađenosti.

Izveštaj o reviziji može da sadrži sledeće odeljke:

  1. Rezime [svrha, metodologija, ključni nalazi]
  2. Nalazi i preporuke [prepoznati rizici u usklađenosti i ranjivosti, nedostaci i nedoslednosti, preporučene korektivne mere za uočene probleme. Nalaze treba poređati po prioritetima]
  3. Prilozi, odnosno aneksi [spisak lica sa kojima su obavljeni razgovori (pojedinci, sektori, i poslovne jedinice), spisak pregledanih evidencija, procesa i organizacionih šema]

Izveštaj o reviziji treba dostaviti prvo odgovarajućem višem rukovodstvu i ovlašćenim službenicima zaduženim za kontrolu usklađenosti. Ukoliko je primenjivo, rezultati revizije mogu se podeliti i sa sektorima i/ili poslovnim jedinicama koje su bile predmet revizije.

 

Zadatak br. 5: Izrada procedura za sprovođenje korektivnih mera nakon revizije i izveštavanje o praćenju rezultata

U slučaju da se u postupku revizije otkrije postojanje rizika ili kršenje propisa o kontroli spoljne trgovine strateškom robom, vaše preduzeće treba da ustanovi procedure za evidentiranje pomenutih problema i stavi ih na znanje višem rukovodstvu i ovlašćenim službenicima odgovornim za usklađenost.Pomenute procedure treba da definišu uslove za sprovođenje preporuka revizije i uslove za praćenje preduzetih korektivnih mera.

Korektivne mere sprovode se blagovremeno (u određenom vremenskom roku), a revizoru se dostavlja pisana potvrda da su sve predložene korektivne mere realizovane u potpunosti.