Изражена посвећеност руководства усклађености са прописима о контроли трговине стратешком робом је од суштинског значаја за ефикасну имплементацију  Програма интерне усклађености. Усклађеност са прописима о контроли сполјљне трговине стратешком робом усмерава се од врха ка дну организације, и од вишег руководства захтева преузиманјње активне и транспарентне улоге у успоставлјљанјњу, пружанјњу подршке, промовисанјњу, администриранјњу и имплементацији Програма интерне усклађености.

Сврха овог елемента Програма интерне усклађености јесте да руководство привредног друштва појасни политику у погледу контроле спољне трговине стратешком робом, да пренесе значај ефикасних процедура за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом, као и да дефинише тачна очекивања руководства у погледу усклађености. Изјава о политици усклађености треба да представља везу између основних вредности вашег привредног друштва и Програма интерне усклађености.

Најједноставији и најисправнији начин да ваше привредно друштво покаже своју посвећеност усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом је кроз личну поруку председавајућег, извршног директора или председника (или еквивалентне функције) вашег привредног друштва свим запосленима у форми писане изјаве о политици усклађености са спољнотрговинским прописима.

Пре конципирања изјаве о политици усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом, ваше привредно друштво мора да:

1. утврди ко би требало да припреми Изјаву о политици;

2. утврди информације које би та Изјава о политици требало да садржи;

3. утврди коме треба доставити Изјаву о политици; и 

4. утврди учесталост ажурирања Изјаве о политици.

5. Алати за имплементацију Програма интерне усклађености.   

Покажите активну посвећеност и усмерите адекватне ресурсе за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом

Поред Изјаве о политици усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом, руководство вашег привредног друштва треба активно да учествује у раду функција усклађености и издвоји одговарајуће ресурсе (време, новац и људство) за ефикасну имплементацију Програма интерне усклађености. У том процесу потребно је да се одреди лице одговорно за управљање Програмом интерне усклађености, и да са тим овлашћеним службеником за усклађеност редовно комуницира како би се обезбедило остваривање циљева који се односе усклађеност са прописима у овој области.

Руководство такође треба да промовише културу усклађености унутар целог привредног друштва и да стално настоји да јача интегритет и ефикасност Програма интерне усклађености. Изјаве и политике руководства треба да нагласе да се продаја неће реализовати на уштрб поштовања трговинских прописа. Руководство стога мора да свим запосленима стави на знање трошкове који произилазе из неусклађености са прописима и да их подстиче да усвоје идеју да је Програм интерне усклађености улог у догорочну одрживост и конкурентност привредног друштва.

Више руководство треба запосленима да обезбеди алате за усклађеност неопходне у вршењу њихових пословних дужности, у које спадају одговарајућа обука, ресурси за контролу усклађености, буджџети, особље, одговарајућа овлашћења и значајна подршка и техничка експертиза. Руководство треба да стално настоји да обезбеди издвајање одговарајућих ресурса за Програм интерне усклађености, и да за потребе планирања и издвајања ресурса организује редовне састанке да би се оценила испуњеност обавеза у погледу усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом и благовремено открили недостаци или потребе у оквиру Програма интерне усклађености.

Показивањем изузетне посвећености руководства поштовању прописа, лица задужена за реализацију Програма интерне усклађености биће мотивисана да доносе одлуке које су у складу са изјављеним интересима и циљевима вашег привредног друштва у погледу усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом. Све у свему, ангажовање руководства у великој мери наглашава значај Програма интерне усклађености и доприноси јачању културе усклађености унутар привредног друштва.

Задатак бр. 1: Дефинишите ко треба да дâ Изјаву о политици

Писана Изјава о политици треба да буде сачињена на нивоу вишег руководства привредног друштва, - а пожељно би било да то буде председник, власник, председавајући, управни одбор или генерални директор. Изјава, коју је написало и одобрило више руководство, подстиче запослене да се придржавају Програма интерне усклађености. У супротом се реализација Програма интерне усклађености ослања на добровољну сарадњу запослених, што аутоматски подразумева и мању ефикасност.

У случају када је реч о већем привредном друштву у којем је више руководство физички измештено у односу на већину запослених, практичније је да виши руководилац у оквиру своје оперативне јединице и својим запосленима достави Изјаву уз копију Изјаве о политици коју даје председник / председавајући / генерални директор.

Задатак бр. 2: Дефинишите шта Изјава о политици треба да обухвати

Даље, ваше привредно друштво треба да донесе одлуку о томе шта Изјава о политици треба да обухвати. Изјаве о политици усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом су по правилу јасне и концизне (не дуже од једне до две стране), и садрже уводни пасус, изјаву о ризику, изјаву о казнама и индикације коме у привредном друштву запослени могу да се обрате са питањима која се односе на усклађеност. Изјава треба да буде прилагођена вашем привредном друштву и да настоји да нагласи циљеве и политике привредног друштва. Изјава о политици у најмању руку треба да обухвати разматрање следећих тема:

• Образложење за контролу спољне трговине стратешком робом:

Објашњење, односно образложење за контролу спољне трговине стратешком робом и њену улогу у заштити националне безбедности, спољне политике и економских интереса ваше земље. Та изјава треба да нагласи да сваки неовлашћени трансфер робе од стратешког значаја (или трансфер робе која се не налази на контролним листама неовлашћеним крајњим корисницима) може да угрози националну безбедност и/или допринесе развоју и ширењу конвенционалног наоружања или оружја за масовно уништење. Изјава треба да буде написана језиком који јасно објашњава да је ваше привредно друштво успоставило званичне процедуре за контролу трансакција које укључују стратешку и контролисану робу, и да посебно води рачуна о спречавању неовлашћеног преноса поменуте робе за крајње намене, крајњим корисницима или одредиштима која изазивају забринутост у погледу постојања ризика од преусмеравања робе или ширења наоружања.

• Посвећеност руководства контроли спољне трговине стратешком робом:

Декларација која потврђује посвећеност руководства контроли спољне трговине стратешком робом и наводи да се продаја робе неће реализовати на уштрб усклађености представља кључни елемент Изјаве о политици усклађености. Изјава о политици усклађености треба да нагласи да је усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом институционални приоритет – од суштинске важности за пословне интересе и репутацију вашег привредног друштва – и да ни под којим условима неће бити доведена у питање зарад остваривања комерцијалне добити. Ваше привредно друштво треба да се званично обавеже да ће поштовати обавезе у вези са контролом спољне трговине стратешком робом употребом језика који недвосмислено изјављује да ваше привредно друштво неће учествовати у трансакцијама које на било који начин крше националне законе и прописе о контроли спољне трговине стратешком робом. Изјава о политици усклађености треба такође да потврди обавезу руководства за издвајањем адекватних ресурса за функције усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом, и изрази жељу за успостављањем прожимајуће културе у привредном друштву која тежи усклађености.

• Ризици и казне за непоштовање прописа о контроли спољне трговине стратешком робом:

Изјава о политици треба да резимира читав низ казни и последица које произилазе из повреде прописа о контроли спољне трговине стратешком робом. Изјава треба да наведе услове који доводе до казни, губитка или суспендовања трговинских повластица, и/или казне затвора уз могућност нарушавања имиджџа и репутације и привредног друштва и појединаца на начин на који се запосленима јасно ставља до знања озбиљност повреде прописа о контроли спољне трговине стратешком робом и значај усклађености са тим прописима. Ради боље илустрације трошкова који произилазе из неусклађености, ваше привредно друштво треба да размотри упућивање на стварне казне које прописује закондавство о контроли спољне трговине стратешком робом ваше земље. Изјава о политици треба да буде написана тако да запосленима јасно ставља до знања да непоштовање политика привредног друштва за обављање спољне трговине стратешком робом подлеже дисциплинском поступку и евентуалном отказу уговора о раду.

• Одговорности запослених у погледу усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом:

Изјава треба да јасно свима стави до знања да је одговорност предузећа и његових запослених да се упознају са и да поштују прописе о контроли спољне трговине стратешком робом. Изјава о политици треба да препозна могуће сценарије неусклађености са трговинским прописима и неке конкретне ризике у вези са производима, клијентима и делатностима вашег привредног друштва. Изјава треба да пренесе поруку да усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом захтева посвећеност на на свим нивоима у привредном друштву и подвуче да је улога сваког појединачног запосленог да обезбеди интегритет Програма интерне усклађености. Запослени треба да разумеју образложење за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом, као и своје појединачне улоге и одговорности у поштовању прописа. У супротном, излажу се ризику бројних казни и штетних последица и по себе и по привредно друштво.

• Коме се обратити са питањима која се односе на усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом:

Изјава о политици треба да наведе одговарајућа овлашћена лица којима се треба обратити са питањима у вези са легитимитетом трансакција или у случају постојања бојазни о повреди прописа о контроли спољне трговине стратешком робом. У изјави треба навести лица која су одговорна за решавање поменутих питања (на пример, главни службеник за усклађеност (ЦЦО) или менаджџер за усклађеност са трговинским прописима) или се позвати на одговарајуће поглавље Програма интерне усклађености које обрађује питања пријављивања и спровођења корективних мера.

Изјава о политици усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом треба да буде сачињена на меморандуму привредног друштва и потписана од стране вишег руководиоца, уз навођење датума и функције.

Програм интерне усклађености нуди неколико примера Изјава о политици са примерима текста које ваше привредно друштво може да искористи (видети „Елементи Програма интерне усклађености” [поглавље 1.4] и „Елементи Програма интерне усклађености” пододељак Упутства), за конципирање изјаве.

Задатак бр. 3: Одредите лица којима треба доставити Изјаву

Након сачињавања Изјаве о политици усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом привредно друштво би требало да одреди лица којима ту изјаву треба доставити (и облик у којем је треба доставити). У најбољем случају, Изјаву о политици усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом требало би доставити свим запосленима (са већим акцентом на више руководство и лица која су укључена у свакодневне послове извоза робе и контроле усклађености са трговинским прописима) и приложити је Програму интерне усклађености.

Руководство треба да сачини списак запослених који су добили примерак Изјаве. Одређени сектори (или њихови еквиваленти у оквиру вашег предузећа) који би требало да добију примерак Изјаве о политици су следећи:

Изјаву о политици усклађености треба доставити свим запосленима у облику који је најподеснији за ваше привредно друштво и на начин који је у складу са начином достављања других приоритетних политика привредног друштва. Руководство би требало да искористи све могуће прилике и нагласи своју посвећеност ускађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом. Прилике у којима више руководство може да понови и нагласи своју посвећеност усклађености са прописима у овој области су следеће:

• годишњи извештаји

• састанци 

• дописи на нивоу привредног друштва

• постери или проспекти о усклађености

• документи о етичком и пословном понашању

• интерне публикације 

• Интранет са повременим објавама

• веб презентација

• изјаве о мисији и вредностима

• упознавање нових запослених са радним местом

• саопштења

• приручници за процедуре

• састанци особља

• телеконференције

• обуке

• друга обраћања генералног директора/ руководства

Поред запослених, Изјаву о политици усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом треба доставити и клијентима вашег привредног друштва (на пример, за време преговора пре потписивања уговора, у уговорима који се односе на трансфер контролисане робе). Поменута лица могу да обухвате консултанте, саветнике, независне извођаче, агенте, стажисте, шпедитере, посреднике, брокере, дистрибутере, продајне заступнике, партнере у заједничким улагањима и друге извођаче и пословне партнере. Сматра се добром праксом да достављање Изјаве о политици уврстите у услов за пословање са вашим привредним друштвом.

Задатак бр. 4: Одредите распоред за ажурирање Изјаве о политици

Имајући у виду да се закони и прописи о контроли спољне трговине стратешком робом често мењају, баш као и процедуре у привредном друштву, Изјаву о политици потребно је ажурирати и нову верзију објавити барем једном у годину дана. Нова Изјава о политици треба да обухвати све измене важећих закона и евентуалне политике привредног друштва. Изјава би требало да идентификује лица одговорна за њено ажуирарње и дистрибуирање. Изјава би требало да садржи име једног или више лица, њихове позиције и контакт податке. Нову изјаву би требало објавити што је могуће пре ако се лица која су наведена у изјави промене пре утврђеног годишњег термина за објављивање.