Овај одељак има за циљ да унапреди знање и разумевање корисника о елементима који чине саставни део свеобухватног и ефикасног Програма интерне усклађености. Он такође нуди темељан опис сваког појединачног од осам „основних” елемената, који би требало да су присутни у сваком Програму интерне усклађености уз „додатних” пет елемената које предузећа, организације и привредни сектори могу да размотре. Сврха сваког појединачног елемента и корака/задатака који се морају предузети у имплементацији сваког елемента детаљно су описани у наставку.
Основни елементи Програма интерне усклађености
1. Посвећеност руководства усклађености са трговинским прописима
2. Организациона структура и одговорности
3. Процеси и процедуре у провери (скринингу) трансакција
4. Контрола отпреме робе
5. Ревизија и интерна контрола
6. Обуке и едукација
7. Вођење евиденција и документације
8. Извештавање и корективне мере
Следи кратак преглед „основних” елемената Програма интерне усклађености и опис сврхе и разматрања за сваки појединачни елемент Програма интерне усклађености.
(Основни елемент Програма интерне усклађености / Сврха и кључна разматрања)
Посвећеност руководства усклађености са трговинским прописима
Сврха: Разјаснити политику привредног друштва по питању контроле спољне трговине стратешком робом; пренети значај и вредност који се придају делотворним процедурама за усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом; дефинисати тачна очекивања вишег руководства у вези са усклађеношћу са спољнотрговинским прописима.
• Писана изјава вишег руководиоца, попут извршног директора, о усклађености привредног друштва са свим законима и прописима о контроли спољне трговине стратешком робом.
• Изјаву треба доставити свим запосленима, службеницима, клијентима и другим спољним сарадницима.
• Од привредног друштва се захтева ангажовање адекватних ресурса за функције усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом у оквиру организације, укључујући обуке, наставна и средства за усклађеност са спољнотрговинским прописима, буџете, особље, подршку са виших нивоа и техничку експертизу.
Организациона структура и одговорности
Сврха: Обезбедити јасно препознавање, дефинисање и распоређивање свих функција, обавеза и одговорности које се односе на усклађеност са спољнотрговинским прописима у вашем привредном друштву; обезбедити да су све релеватне позиције и лица унутар организације позната; обезбедити да постоје интерне евиденције о подели одговорности које се редовно ажурирају и дистрибуирају запосленима.
Успостављање интерне организационе структуре одговорне за контролу спољне трговине стратешком робом:
• Именовање главног службеника за усклађеност (ЦЦО) који је одговоран за:
- израду и ревидирање Програма интерне усклађености и оперативних процедура,
- надгледање и праћење имплементације Програма интерне усклађености и опште управљање контролом спољне трговине стратешком робом, укључујући и давање смерница и комуникацију са различитим пословним јединицама или другим овлашћеним службеницима за усклађеност,
- дефинисање функција усклађености и одговорности других запослених с тим у вези, и додељивање организационих задатака,
- препознавање ризика и рањивости привредног друштва у погледу контроле спољне трговине стратешком робом,
- давање смерница управном одбору, вишем руководству и запосленима у вези са питањима усклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом,
- давање коначног одобрења за обављање пословних трансакција које укључују контролисану робу (ова одговорност се често делегира менаџеру, односно службенику за контролу усклађености са спољнотрговинским прописима (ТЦМ/ТЦО).
• Идентификовање и додељивање функција усклађености запосленима у организацији (привредном друштву)
Процеси и процедуре у провери (скринингу) трансакција
Сврха: Утврђивање класификације робе која се преноси или утврђивање да ли одређена трансакција подлеже обавези прибављања дозволе за обављање спољне трговине, односно да ли подлеже ограничењима или забранама. Овај елемент Програма интерне усклађености обухвата:
• процедуре за класификацију/идентификацију робе – утврдити да ли роба подлеже ограничењима провером контролних листи и проналажења одговарајућег робног класификационог броја (ЦЦН); евидентирање робног класификационог броја за све производе,
• провера (скрининг) крајње намене – оцењује крајњу намену и идентификује „црвене заставице” или друге индикаторе који указују на постојање сумње,
• провера (скрининг) клијената/ крајњих корисника – утврђује да ли одредиште робе и стране учеснице у трансакцији подлежу неким ограничењима.
• свеобухватне провере – роба која се не налази на контролним листама може да подлеже свеобухватним контролама уколико је трговац зна или има разлога да сумња да одређена роба може бити искоришћена од стране крајњих корисника или за крајње намене у вези са конвенционалним наоружањем и војном опремом или оружјем за масовно уништење.
Контрола отпреме робе Сврха: Потврдити да су спроведене све процедуре за класификацију, односно идентификацију робе и проверу трансакција пре отпреме робе, и потврдити тачност и интегритет декларација код отпреме робе. Предузећа су дужна да приликом отпреме или трансфера робе потврде следеће:
• да је извршена класификација робе и провера трансакције;
• да роба/ технологија и/или услуге и њихове количине одговарају описима наведеним у упутствима/ царинским документима и/или дозволама, односно одобрењима за обављање спољне трговине.
Ревизија и интерна контрола
Сврха: Процена интегритета Програма интерне усклађености вашег привредног друштва – у целом друштву – провером да ли су све оперативне процедуре за усклађеност ваљано спроведене, односно да ли одражавају изјављене политике, процесе и процедуре привредног друштва о усклађености и провером да ли су процедуре привредног друштва у складу са свим важећим законима и прописима о контроли спољне трговине стратешком робом.
• Успостављање редовног распореда за спровођење ревизија ради провере ваљане имплементације Програма интерне усклађености у складу са писаним оперативним процедурама и у складу са свим релевантним и важећим законима и прописима о контроли спољне трговине стратешком робом.
• Ревизије могу спроводити интерна или екстерна лица. Уколико се спроводе интерно, препорука је да ревизију спроводе лица која немају додирних тачака са продајом.
Обуке и едукација
Сврха: Организовање обавезних, периодичних обука за све запослене који раде на позицијама које се односе на усклађеност са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом или извоз робе, да би се обезбедило адекватно радно познавање важећих спољнотрговинских обавеза и посебних захтева у оквиру Програма интерне усклађености.
• Обуке и континуирана едукација треба да се организују за запослене на свим нивоима, укључујући и руководство, нове запослене, лица која раде у продаји, у секторима који раде са извозом или трансфером технологија, као и лица задужена за усклађеност.
• Употреба формалних и неформалних метода обучавања уз додатак других едукативних ресурса за обуку на радном месту (електронски медији, интернет, ЦД и ДВД дискови, приручници, веб семинари, итд.).
• Обезбедити да су сви запослени благовремено упознати са законима, прописима, политикама и контролним листама у области контроле спољне трговине стратешком робом, као и њиховим изменама и допунама одмах по објављивању .
Вођење евиденција и документације
Сврха: Обезбедити вођење документације о контроли спољне трговине стратешком робом (административне и евиденције о трансакцијама) на доследан начин, и ставити је на располагање државним органима или другим екстерним странама за потребе инспекције или ревизије.
• Архивирање документације о контроли спољне трговине стратешком робом и чување у одговарајућем периоду у складу са захтевима националних закона и прописа о контроли спољне трговине стратешком робом.
• Израда процедура за архивирање евиденција о контроли спољне трговине стратешком робом, и обезбеђивање да запослени разумеју своје обавезе, као и то коју евиденцију, на који начин и где чувати.
• Креирање система за архивирање и преузимање документације и жељеног формата за прописано време чувања евиденција о контроли спољне трговине стратешком робом.
Извештавање и корективне мере
Сврха: Давање јасних смерница свим запосленима у вези са обавештавањем, ескалацијом и корективним мерама које треба предузети у случају постојања сумње или у случају потврђених инцидената непоштовања прописа о контроли спољне трговине стратешком робом.
• Успостављање процедура на основу којих запослени треба да поступају у случају постојања сумње или постојања потврђеног инцидента неусклађености са прописима о контроли спољне трговине стратешком робом.
• Израда процедура за пријављивање повреда прописа и сумњивих упита за наруџбине надлежним државним органима (укључује и процедуре за добровољно самооткривање (ВСД)).
• Идентификовање ризика и рањивости привредног друштва у случају повреде прописа и спровођење корективних мера за јачање Програма интерне усклађености.
• Имплементација дисциплинских процедура против запосленог који је одговора за потврђене случајеве кршења прописа о контроли спољне трговине стратешком робом или процедура из Програма интерне усклађености.
За више информација о сваком појединачном основном елементу свеобухватног и ефикасног Програма интерне усклађености кликните на поднаслове са леве стране.